XRechnung vs. ZUGFeRD 2026: Unterschiede, Pflichten und welches Format du brauchst

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Wer mit anderen Unternehmen Geschäfte macht, muss Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen und empfangen können. Die zwei häufigsten Formate: XRechnung und ZUGFeRD. Viele Geschäftsführer und Selbstständige fragen sich, welches Format sie benötigen – und was der Unterschied ist. Hier ist die Antwort.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format für elektronische Rechnungen. Es enthält alle Rechnungsdaten strukturiert in einer XML-Datei – ohne menschenlesbare Darstellung. XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber und war schon vor 2025 für B2G-Rechnungen (Business-to-Government) verpflichtend. XRechnung entspricht dem europäischen Standard EN 16931 und kann nicht wie ein normales PDF "angeschaut" werden – es muss in kompatibler Software verarbeitet werden.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnungen Deutschland) ist ein hybrides Format: Es besteht aus einem PDF mit eingebettetem XML. Die Rechnung sieht für den Menschen wie ein normales PDF aus, enthält aber gleichzeitig alle Daten maschinenlesbar im XML-Format. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.3, die dem europäischen Standard EN 16931 entspricht und mit dem französischen Factur-X-Standard kompatibel ist.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Die wichtigsten Unterschiede

Im direkten Vergleich:

• Darstellbarkeit: ZUGFeRD hat eine menschenlesbare PDF-Ansicht; XRechnung ist reines XML ohne visuelle Darstellung.
• Pflicht für Behördenrechnungen: XRechnung ist für Rechnungen an Bundesbehörden vorgeschrieben; ZUGFeRD wird akzeptiert, wenn das eingebettete XML vollständig korrekt ist.
• Dateiformat: XRechnung = reine XML-Datei; ZUGFeRD = PDF/A-3 mit eingebettetem XML.
• Flexibilität: ZUGFeRD hat mehrere Profile (Minimum, Basic, EN16931, Extended) für unterschiedliche Anforderungen; XRechnung ist ein einheitlicher Standard.

Wer muss welches Format verwenden?

• Rechnungen an Bundesbehörden: XRechnung ist Pflicht.
• B2B-Rechnungen ab 2025: Müssen EN 16931-konform sein. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD (Profile EN16931 oder Extended) erfüllen diese Anforderung.
• Für die meisten GmbH und Selbstständige im B2B-Bereich: ZUGFeRD ist die pragmatischere Wahl – du erhältst gleichzeitig ein PDF, das du verschicken, anzeigen und archivieren kannst.

E-Rechnungspflicht: Zeitplan für GmbH und Selbstständige

Der stufenweise Zeitplan der E-Rechnungspflicht:

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Ab 2027 (Umsatz ≥ 800.000 €): Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen.
• Ab 2028: Ausstellungspflicht für alle Unternehmen.

Empfehlung: Jetzt mit ZUGFeRD oder XRechnung anfangen, bevor die Pflicht zur Ausstellung eintritt. Wer frühzeitig auf konforme Software umstellt, vermeidet den Zeitdruck.

So erstellst du konforme E-Rechnungen

Die einfachste Lösung ist Software, die E-Rechnungen direkt erzeugt – du musst dich dann nicht mit XML-Strukturen beschäftigen. Für XRechnung gibt es zudem den offiziellen KoSIT-Validator, mit dem du Dateien vor dem Versand prüfen kannst.

Fazit

XRechnung und ZUGFeRD sind die zwei dominierenden E-Rechnungsformate in Deutschland. Für B2G-Rechnungen an Bundesbehörden ist XRechnung vorgeschrieben; im B2B-Bereich ist ZUGFeRD die pragmatische Wahl. Wichtig: Beide müssen dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. Norman unterstützt beide Formate – du erstellst deine Rechnung wie gewohnt, und das konforme E-Rechnungsformat wird automatisch generiert.