Datenschutzerklärung

Die Norman AI GmbH (im Folgenden „Norman“, „wir“ oder „uns“) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre Daten erheben, verarbeiten und nutzen, wenn Sie unsere Website norman.finance und unsere webbasierte Buchhaltungsanwendung (die „App“) nutzen. Stand: März 2026.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Norman AI GmbH
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin

E-Mail: support@norman.finance

Geschäftsführende Direktoren: Petr Boiko

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck ihrer Verwendung

a) Beim Besuch der Website
Beim Aufrufen unserer Website werden durch den Browser automatisch Informationen an unseren Server gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert: IP-Adresse des anfragenden Rechners, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL), verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers. Die genannten Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet: Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website, Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website, Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zu weiteren administrativen Zwecken. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

b) Bei Registrierung und Nutzung der App
Wenn Sie sich für unsere App registrieren, erheben wir folgende Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), Unternehmensdaten (Firmenname, Rechtsform, Adresse, Steuernummer, USt-IdNr.), Bankverbindungsdaten (IBAN, BIC) für den Bankdatenimport. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Dienstes).

c) Buchführungsdaten
Im Rahmen der Nutzung unserer App verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen oder über Schnittstellen importierten Buchführungsdaten, insbesondere: Ein- und Ausgangsrechnungen, Belege und Quittungen, Banktransaktionen, Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA), betriebswirtschaftliche Auswertungen. Diese Daten werden ausschließlich zur Erbringung unserer Dienstleistung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

d) Bei Nutzung unseres Kontaktformulars
Bei Fragen jeglicher Art bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit uns über ein auf der Website bereitgestelltes Formular Kontakt aufzunehmen. Dabei sind die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse sowie Ihres Namens erforderlich. Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

e) Bei Abschluss eines Abonnements
Wenn Sie ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen, erheben wir zusätzlich Zahlungsdaten, die direkt von unserem Zahlungsdienstleister verarbeitet werden. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

f) Bei Anmeldung zum Newsletter
Sofern Sie ausdrücklich eingewilligt haben, senden wir Ihnen regelmäßig unseren Newsletter mit Informationen zu Produkt-Updates, Steuertipps und Angeboten. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

g) Bei der Nutzung von KI-Funktionen
Unsere App nutzt künstliche Intelligenz zur automatischen Belegverarbeitung, Kategorisierung von Transaktionen und Erstellung von Steuervorschlägen. Dabei werden Ihre Buchführungsdaten an unsere KI-Infrastruktur übermittelt. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt; alle KI-generierten Vorschläge erfordern Ihre Bestätigung.

3. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Buchführungsunterlagen unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von 8 bzw. 10 Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten routinemäßig gelöscht.

4. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn: Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO), die Weitergabe zur Vertragserfüllung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), für die Weitergabe eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO), die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

5. Cookies und Einwilligung

Unsere Website verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die im Rahmen Ihres Besuchs unserer Internetseiten auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO gesetzt. Für alle anderen Cookies (Analyse, Marketing) holen wir Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO über unseren Cookie-Consent-Banner ein. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

6. Analyse- und Marketing-Tools

a) Google Analytics 4
Wir nutzen Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ("Google"). Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in der EU übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der EU gekürzt. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

b) Google Ads & Conversion Tracking
Wir nutzen Google Ads, um mit Hilfe von Werbemitteln auf externen Websites auf unsere Angebote aufmerksam zu machen. Wir können in Relation zu den Daten der Werbekampagnen ermitteln, wie erfolgreich die einzelnen Werbemaßnahmen sind. Wir verfolgen damit das Interesse, Ihnen Werbung anzuzeigen, die für Sie von Interesse ist, unsere Website für Sie interessanter zu gestalten und eine faire Berechnung von Werbekosten zu erreichen. Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

c) Microsoft Clarity
Wir verwenden Microsoft Clarity, um zu verstehen, wie Nutzer unsere Website verwenden. Clarity erfasst dabei Nutzungsverhalten (Klicks, Scrollverhalten, Mausbewegungen) und erstellt Session-Aufzeichnungen und Heatmaps. Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

7. Sonstige Tools

a) Intercom
Wir verwenden Intercom (Intercom, Inc., 55 2nd Street, San Francisco, CA 94105, USA) für Kundenkommunikation, Live-Chat und Support. Wenn Sie mit unserem Chat interagieren, werden Ihre Eingaben, E-Mail-Adresse und Nutzungsdaten an Intercom übermittelt. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenkommunikation). Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

8. Partnerprogramme

Wir nehmen an Partnerprogrammen teil, bei denen Dritte (z. B. Capterra, G2) auf unsere Dienste verweisen. Dabei können Cookies gesetzt werden, um den Empfehlungserfolg zu messen. Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

9. Zahlungsdienstleister

Für die Abwicklung von Zahlungen nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe, Inc., 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA). Ihre Zahlungsdaten (Kreditkartendaten, SEPA-Mandate) werden direkt von Stripe erhoben und verarbeitet. Wir erhalten lediglich eine Bestätigung über den Zahlungsstatus. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/de/privacy.

10. Newsletter-Versand und Kommunikation

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse zum regelmäßigen Versand von Produkt-Updates, Steuertipps und Informationen zu unseren Dienstleistungen. Die Anmeldung erfolgt über ein Double-Opt-in-Verfahren. Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per E-Mail an support@norman.finance abbestellen.

11. Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter

Wir nutzen auf unserer Website Inhalte und Dienste von Drittanbietern, um bestimmte Funktionen bereitzustellen. Dies kann die Übermittlung Ihrer IP-Adresse an die jeweiligen Drittanbieter umfassen. Dies geschieht im Rahmen unseres berechtigten Interesses an einer optimalen Darstellung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

12. Hosting-Dienste

Unsere Website wird bei Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) gehostet. Die App wird auf Cloud-Infrastruktur innerhalb der EU betrieben. Vercel verarbeitet die oben genannten Zugriffsdaten in unserem Auftrag. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

13. KI- und Dokumentenverarbeitungsdienste

Für die automatische Belegerkennung und -verarbeitung nutzen wir KI-Modelle, die Ihre hochgeladenen Dokumente analysieren. Dabei werden die Dokumenteninhalte verschlüsselt an unsere KI-Infrastruktur übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Belegerfassung und Buchungskategorisierung. Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

14. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht: gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen, gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen, gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin.

15. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an support@norman.finance.

16. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. Alle innerhalb der App verarbeiteten Daten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen. Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

17. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand März 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf unserer Website abgerufen und ausgedruckt werden.