Coworking-Space absetzen 2026: Steuerliche Regeln für Selbstständige und Freelancer

Mietest du einen Schreibtisch bei WeWork, Mindspace, Impact Hub oder einem lokalen Anbieter, fragst du dich vielleicht: Darf ich das voll absetzen? Brauche ich dafür ein Arbeitszimmer? Greift die Homeoffice-Pauschale? Die kurze Antwort: Coworking-Kosten sind 100 % Betriebsausgabe, du ziehst die Vorsteuer und unterliegst nicht den strengen Arbeitszimmer-Regeln. Das macht Coworking zu einer der einfachsten Posten in deiner Buchhaltung – wenn du ein paar Details beachtest.

Coworking ist kein Arbeitszimmer – und das ist gut so

Ein klassisches häusliches Arbeitszimmer kennt strenge Regeln: Tür zu, 0 % Privatnutzung, Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit. Ein Coworking-Space ist davon befreit. Die monatliche Gebühr ist eine ganz normale Betriebsausgabe – vergleichbar mit Büromiete. Kein 1.250-€-Höchstbetrag, keine „überwiegende Nutzung", keine Diskussion mit dem Prüfer, ob der Fitnessraum nebenan steuerschädlich ist.

Welche Coworking-Kosten du absetzen kannst

Diese Posten gehen zu 100 % als Betriebsausgabe in die EÜR oder in deine GmbH-Buchhaltung:

• Monatliche Mitgliedschaft – Hot Desk, Dedicated Desk, Private Office
• Day-Passes (einzelne Tage oder Wochenpakete)
• Stundenweise Buchungen über Plattformen wie Deskmag oder Croissant
• Konferenz- und Meetingraum-Buchungen für Kundentermine
• Zusatzservices wie Drucken, Postfach oder Telefonbeantworter

Das gilt unabhängig davon, ob du parallel ein Homeoffice nutzt. Der Coworking-Space steht steuerlich auf der gleichen Stufe wie eine angemietete Bürofläche.

Vorsteuer aus der Coworking-Rechnung ziehen

Bist du regelbesteuert (also kein Kleinunternehmer), ziehst du die in der Coworking-Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer in deiner UStVA ab. Bei einem WeWork-Schreibtisch für 380 € netto plus 19 % USt sparst du 72,20 € auf einen Schlag. Voraussetzung: Du erhältst eine korrekte Rechnung mit allen Pflichtangaben – ausgestellt auf den Namen deines Unternehmens, nicht auf deinen Privatnamen.

Bewirtung im Coworking-Space

Den Kaffee aus der Member-Lounge kannst du nicht separat absetzen – der ist Teil der Mitgliedschaft. Lädst du jedoch einen Kunden zu einem Meeting in deinen Coworking-Space ein und es entstehen Bewirtungskosten (Catering, Mittagessen), gelten die 70-%-Regeln nach § 4 Abs. 5 EStG. Bewirtungsbeleg mit Kundenname und Anlass nicht vergessen – sonst streicht das Finanzamt den Posten komplett.

Fahrtkosten zum Coworking-Space

Pendelst du täglich vom Wohnort zum Coworking-Space, gilt die Entfernungspauschale: 0,30 €/km für die ersten 20 km, 0,38 €/km ab dem 21. km – einfache Strecke. Anders als bei Angestellten gibst du die Pauschale als Betriebsausgabe in der EÜR an. Reist du für einen einmaligen Termin zu einem fremden Standort (z. B. WeWork Berlin, wenn du in Köln lebst), sind die kompletten Reisekosten als Geschäftsreise absetzbar.

Networking-Events und Community-Membership

Viele Coworking-Spaces verkaufen ausdrücklich Community: Events, Mentor-Sessions, Branchen-Mixer. Diese Aufwendungen sind ebenfalls Betriebsausgaben – Networking ist kein Privatvergnügen, wenn es nachweislich dem Aufbau von Aufträgen dient. Tipp: Notiere bei Events kurz Thema und entstandene Kontakte, falls das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung nachfragt.

Buchung in der EÜR oder GmbH

In SKR03 buchst du die Coworking-Miete typischerweise auf Konto 4210 („Miete"), in SKR04 entsprechend auf 6310. Für Day-Passes lohnt sich ein eigenes Unterkonto wie „Coworking / flexibles Büro", damit die Auswertung sauber bleibt. Mit Norman läuft die Erfassung automatisch: Belegfoto hochladen, KI zieht Anbieter, Betrag und USt heraus, ordnet das richtige SKR-Konto zu und schreibt die Vorsteuer in die UStVA. Du musst dich um nichts kümmern.

Sonderfall: Schreibtisch bei einem anderen Freelancer

Mietest du dich bei einem anderen Freelancer in dessen Atelier oder Privatwohnung ein, gilt die Arbeitszimmer-Logik trotzdem nicht – du bist Untermieter. Hier braucht es allerdings einen schriftlichen Untermietvertrag mit klarem Nutzungsumfang, sonst betrachtet das Finanzamt die Zahlung als verdeckte Privatentnahme. Außerdem muss der Vermieter dir eine ordentliche Rechnung ausstellen – ohne formale Rechnung hilft auch der schönste Vertrag nichts.

Fazit

Coworking-Spaces sind eines der wenigen Themen im deutschen Steuerrecht für Selbstständige, das einfacher ist als gedacht: 100 % absetzbar, Vorsteuer zieht, keine Sondergrenzen. Wer flexibel arbeitet – ob Solo-Freelancer, UG-Geschäftsführer oder bei wechselnden Standorten – sollte die Mitgliedschaft konsequent in der Buchhaltung erfassen. Eine KI-Buchhaltung übernimmt Kategorisierung und Vorsteuer automatisch und macht aus dem Posten eine Sache von Sekunden.