Pendlerpauschale Selbstständige 2026: Fahrten zur Betriebsstätte richtig absetzen

Viele Selbstständige übersehen, dass es zwei verschiedene Arten gibt, Fahrtkosten abzusetzen — und wer sie verwechselt, verliert Geld oder bekommt einen Hinweisbescheid vom Finanzamt. Die Entfernungspauschale (oft „Pendlerpauschale" genannt) gilt für den täglichen Weg zur eigenen Betriebsstätte. Geschäftsreisen werden dagegen mit den tatsächlichen Kilometerkosten erfasst. Hier kommt die saubere Trennung — mit Sätzen, Beispielen und Buchung für 2026.

Pendlerpauschale vs. Reisekosten — die wichtige Abgrenzung

Der Unterschied liegt im Zielort der Fahrt:

• Pendlerpauschale: Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Betriebsstätte. Pro Arbeitstag wird nur die einfache Strecke gezählt, nicht Hin- und Rückweg.
• Reisekosten: Fahrten zu Kunden, Baustellen, Konferenzen, Lieferanten oder anderen Orten ohne festen Bezug — voller Kilometersatz für Hin- und Rückfahrt. Wie das funktioniert, steht im Artikel zu Reisekosten für Selbstständige.

Wer in einem eigenen Büro oder Coworking-Space mit festem Schreibtisch arbeitet, sammelt Fahrten dorthin als Pendlerpauschale. Wer den ganzen Tag bei wechselnden Kunden ist, hat keine regelmäßige Betriebsstätte — bei ihm sind alle Fahrten Reisekosten.

Wie hoch ist die Entfernungspauschale 2026?

Die Sätze sind 2026 gestaffelt:

• 0,30 € pro Entfernungskilometer für die ersten 20 km
• 0,38 € pro Entfernungskilometer ab dem 21. Kilometer

Beispielrechnung: Du hast 35 km einfache Strecke zur Betriebsstätte und 220 Arbeitstage. Die Rechnung: (20 × 0,30 €) + (15 × 0,38 €) = 6,00 € + 5,70 € = 11,70 € pro Tag × 220 Tage = 2.574 € jährlich als Betriebsausgabe.

Wichtig: Es gilt ein Höchstbetrag von 4.500 € pro Jahr, sobald du nicht mit dem eigenen Pkw fährst (also Fahrrad, ÖPNV, Mitfahrzentrale). Mit dem eigenen Auto entfällt diese Deckelung.

Wann gilt etwas als „regelmäßige Betriebsstätte"?

Eine regelmäßige Betriebsstätte (steuerlich: erste Tätigkeitsstätte) liegt vor, wenn alle drei Kriterien erfüllt sind:

• Du suchst diesen Ort dauerhaft auf (unbefristet oder länger als 48 Monate)
• Es ist ein ortsfester Arbeitsplatz (eigene Praxis, gemietetes Büro, Coworking-Platz)
• Du arbeitest typischerweise mindestens an einem Tag pro Woche oder zu einem Drittel der vereinbarten Arbeitszeit dort

Die häusliche Werkstatt oder das häusliche Arbeitszimmer zählt nicht als Betriebsstätte — und damit gibt es für reine Homeoffice-Tage keine Pendlerpauschale. Wer mehrheitlich von zu Hause arbeitet, sollte sich stattdessen die Regeln zum häuslichen Arbeitszimmer und der Homeoffice-Pauschale anschauen.

Mit welchem Verkehrsmittel?

Die Pendlerpauschale ist verkehrsmittelunabhängig — der Satz pro Kilometer ist gleich, egal ob Auto, Fahrrad, Zug oder Roller. ÖPNV-Nutzer dürfen jedoch wahlweise die tatsächlichen Ticketkosten ansetzen, wenn diese höher sind als die Pauschale (z. B. teures Deutschland-Ticket-Abo plus Übergangstarif).

Bei einem geleasten Firmenwagen, der auch privat genutzt wird (1 %-Regel), funktioniert die Pendlerpauschale anders: Die Fahrten zur Betriebsstätte werden mit 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Monat und Entfernungskilometer als geldwerter Vorteil hinzugerechnet. Über die Entfernungspauschale lässt sich dann der Gegenposten als Betriebsausgabe ziehen.

Wie du Fahrtkosten in der EÜR buchst

In der Einnahmenüberschussrechnung gilt:

• Pendlerpauschale: als Betriebsausgabe unter „Fahrtkosten Wohnung — Betriebsstätte" (SKR03: 4670, SKR04: 6520).
• Reisekosten: als „Reisekosten Unternehmer" oder „Fahrtkosten" für die übrigen geschäftlich veranlassten Fahrten.

Ein Fahrtenbuch ist für die Pendlerpauschale nicht zwingend — es reicht, wenn du die Arbeitstage und die einfache Strecke dokumentierst. Ein Kalenderauszug oder eine simple Excel-Liste mit Datum und Ziel genügt.

Häufige Fehler — und wie du sie vermeidest

• Hin- und Rückweg doppelt zählen: Die Pendlerpauschale gilt nur für die einfache Strecke pro Arbeitstag — nicht hin und zurück.
• Reine Homeoffice-Tage ansetzen: Wer den ganzen Tag im häuslichen Arbeitszimmer arbeitet, hat keinen Pendelweg an dem Tag. Stattdessen greift die Homeoffice-Pauschale (6 €/Tag, max. 1.260 € pro Jahr).
• Bagatell-Fahrten zum Briefkasten oder zur Bank ansetzen: Solche Kurzfahrten sind in der Regel nicht als Reisekosten abziehbar.
• Falsche Strecke: Die kürzeste Straßenverbindung gilt — Umwege akzeptiert das Finanzamt nur, wenn sie verkehrsgünstiger sind (z. B. Stauumfahrung, weniger Ampeln).

Fazit

Die Pendlerpauschale ist für viele Selbstständige der größte Einzelposten in der EÜR — wer sie sauber ansetzt, spart oft mehrere Tausend Euro Steuer pro Jahr. Wichtig ist die saubere Abgrenzung zwischen Pendelweg und Geschäftsreise, die richtige Dokumentation der Tage und die korrekte Buchung. Norman übernimmt das automatisch: Du trägst Adresse der Betriebsstätte und Arbeitstage ein, der Rest läuft in der Steuererklärung für Selbstständige durch.