GmbH Betriebsausgaben 2026: Was die GmbH absetzen kann (und was nicht)

Betriebsausgaben sind alle Ausgaben, die betrieblich veranlasst sind – also im wirtschaftlichen Zusammenhang mit der Tätigkeit der GmbH stehen. Sie mindern den steuerlichen Gewinn und damit die Körperschaftsteuer (15 %) plus Solidaritätszuschlag. Anders als bei Selbstständigen gibt es bei Kapitalgesellschaften keinen Grundfreibetrag – jeder Euro Gewinn wird besteuert. Umso wichtiger ist es, alle zulässigen Betriebsausgaben lückenlos zu erfassen.

Welche Ausgaben sind bei einer GmbH absetzbar?

Die wichtigsten absetzbaren Posten im Überblick:

• Personalkosten: Gehälter, Sozialabgaben, Geschäftsführergehalt (sofern angemessen und vertraglich vereinbart)
• Miete und Nebenkosten: Büro-, Lager- oder Produktionsflächen
• Firmenfahrzeuge: Leasing, Kraftstoff, Wartung (bei Privatnutzung: Sachbezug beachten)
• IT und Software: Hardware, SaaS-Abonnements, Cloud-Dienste
• Marketing und Werbung: Anzeigen, Website, Messen, Vertriebskosten
• Reisekosten: Geschäftsreisen, Hotel, Verpflegungspauschale
• Beratungskosten: Steuerberater, Rechtsanwalt, Unternehmensberatung
• Versicherungen: Betriebshaftpflicht, D&O-Versicherung für Geschäftsführer
• Zinsen: auf Betriebskredite oder Gesellschafterdarlehen (zum Fremdvergleichszinssatz)
• Abschreibungen (AfA): auf Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens über ihre Nutzungsdauer

Was ist nicht abzugsfähig?

Nicht alles, was die GmbH zahlt, mindert automatisch die Steuer. Diese Posten sind nicht oder nur eingeschränkt absetzbar:

• Privatausgaben, die als Betriebsausgaben getarnt werden: Reisen ohne geschäftlichen Anlass, private Einkäufe über die Firmenkreditkarte
• Verdeckte Gewinnausschüttungen (vGA): überhöhtes Geschäftsführergehalt, unverzinsliche Gesellschafterdarlehen, marktfremde Mietpreise
• Geschenke über 50 € pro Empfänger und Jahr
• Verpflegungskosten ohne Dienstreise
• Bußgelder, Strafen und Ordnungsgelder

Verdeckte Gewinnausschüttung: Das teuerste Risiko

Die verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) ist das häufigste steuerliche Problem bei GmbHs. Eine vGA liegt vor, wenn die GmbH einem Gesellschafter oder einer nahestehenden Person einen Vorteil gewährt, den sie einem fremden Dritten nicht gewähren würde. Das Finanzamt addiert die vGA zum Gewinn zurück und besteuert sie zusätzlich beim Gesellschafter als Kapitalertrag (25 % Abgeltungsteuer). Das Ergebnis: doppelte Besteuerung.

• Geschäftsführer erhält 15.000 € Monatsgehalt, obwohl die Branche 5.000 € zahlt
• GmbH verkauft Ware weit unter Marktpreis an den Gesellschafter
• GmbH gewährt dem Gesellschafter ein zinsloses Darlehen

Mehr zum Thema Geschäftsführergehalt und Fremdvergleich findest du im Artikel Geschäftsführer-Gehalt in der GmbH.

Firmenfahrzeug: Privatnutzung richtig behandeln

Nutzt der Geschäftsführer den GmbH-Wagen privat, entsteht ein geldwerter Vorteil, der als Sachbezug zu versteuern ist. Die Fahrzeugkosten selbst bleiben vollständig Betriebsausgaben der GmbH – nur der Privatanteil wird dem Gehalt zugerechnet.

• 1%-Regel: 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat als geldwerter Vorteil
• Fahrtenbuch: Nachweis der tatsächlichen Privatfahrten (aufwendig, aber häufig günstiger)

Buchhaltung: Betriebsausgaben korrekt erfassen

Für die steuerliche Anerkennung gilt: keine Buchung ohne Beleg. Jede Betriebsausgabe braucht eine ordentliche Rechnung oder einen Kassenbeleg mit Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Namen und Adressen beider Parteien, Leistungsbeschreibung sowie Betrag und Umsatzsteuer.

Für GmbHs gilt doppelte Buchführung (Bilanzierung) – ein Kassenbuch reicht nicht. Mehr zu den Buchführungspflichten erklärt GmbH Buchhaltung 2026. Tools wie Norman helfen, Belege per Foto zu erfassen, automatisch zu kategorisieren und für die Steuererklärung aufzubereiten.

Fazit

Betriebsausgaben richtig zu erfassen und abzugrenzen ist für GmbH-Geschäftsführer entscheidend – nicht nur für die Steueroptimierung, sondern auch um vGA-Risiken zu vermeiden. Die wichtigste Regel: betriebliche Veranlassung dokumentieren, Privatanteile sauber trennen und Belege lückenlos archivieren.