GmbH Bewirtungskosten 2026: Geschäftsessen absetzen und richtig buchen

Als GmbH-Geschäftsführer wirst du früher oder später Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner zum Essen einladen. Diese Kosten kannst du als Betriebsausgabe absetzen — aber das Steuerrecht kennt klare Regeln, die du einhalten musst.

Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Dazu zählen Geschäftsessen im Restaurant, Kundenempfänge und Networking-Events mit Verpflegung. Entscheidend ist immer der geschäftliche Anlass — rein private Einladungen sind steuerlich nicht abziehbar.

• Nicht zu verwechseln: Betriebsveranstaltungen für Mitarbeiter (110-€-Freibetrag pro Person)
• Nicht zu verwechseln: Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen (Tagespauschalen nach § 9 EStG)

Die 70%-Regel: Was die GmbH absetzen kann

Bewirtungskosten sind nur zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig — die restlichen 30 % sind steuerlich nicht abziehbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Das gilt unabhängig davon, wie eindeutig der geschäftliche Anlass ist.

Beispiel: Restaurantrechnung 200 €. Abzugsfähig: 140 € (70 %). Nicht abziehbar: 60 € (30 %) — weder bei der Körperschaftsteuer noch bei der Gewerbesteuer.

Alle weiteren abzugsfähigen GmbH-Ausgaben findest du im Artikel GmbH Betriebsausgaben 2026.

Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten

Beim Vorsteuerabzug gibt es eine wichtige Ausnahme: Die vollständige enthaltene Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abzugsfähig — also auf den gesamten Rechnungsbetrag, nicht nur auf die 70 % (§ 15 UStG). Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer.

Wie der Vorsteuerabzug für GmbH und Selbstständige im Detail funktioniert, erklären wir in unserem separaten Artikel.

Dokumentationspflicht: Was auf den Bewirtungsbeleg muss

Das Finanzamt erkennt Bewirtungskosten nur an, wenn du einen vollständigen Bewirtungsbeleg vorhast. Pflichtangaben:

• Ort und Datum der Bewirtung
• Anlass — konkret, z. B. „Besprechung Angebot Projekt XY mit Mustermann GmbH“ (nicht nur „Kundengespräch“)
• Namen und Funktion aller Teilnehmer (inkl. Gastgeber)
• Höhe der Aufwendungen (aufgeschlüsselt: Speisen, Getränke, Trinkgeld)
• Unterschrift des Gastgebers

Wichtig: Der Kassenbon allein reicht nicht. Du brauchst die Restaurantrechnung mit Umsatzsteuerausweis plus ausgefüllten Bewirtungsbeleg.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

• Anlass zu vage: „Kundentreffen“ reicht dem Finanzamt nicht — beschreibe konkret, was besprochen wurde.
• Nur Kassenbon: Bestehe auf einer ordnungsgemäßen Restaurantrechnung.
• Trinkgeld ohne Beleg: Nur mit Quittung oder handschriftlichem Eigenbeleg absetzbar.
• Bewirtung im Homeoffice: Finanzämter sehen das kritisch — im Zweifel ein Restaurant wählen.

Bewirtungsbelege digital erfassen mit Norman

Mit der KI-Buchhaltung von Norman fotografierst du Bewirtungsbelege per Smartphone — die KI liest Betrag, Datum und Ort automatisch aus und kategorisiert sie korrekt. Alle Belege werden GoBD-konform archiviert. Wie du Belege generell digital verwaltest, erklärt unser Artikel Belege digitalisieren und aufbewahren.

Fazit

Bewirtungskosten sind bei GmbH-Betriebsprüfungen ein häufiges Thema. Wer die 70%-Regel versteht, vollständige Belege führt und die Dokumentation sauber hält, vermeidet Nachzahlungen. Mehr zur Steueroptimierung für GmbH und UG findest du auf unserer Produktseite.