Drucker absetzen 2026: GWG, AfA & Vorsteuer richtig nutzen

Der alte Laser hat aufgegeben, der Tintenstrahler frisst pro Patrone halbe Stundensätze — also ein neuer Drucker. 199 € beim Discounter, 1.490 € als Multifunktionsgerät mit Scanner und ADF: Beides ist als Selbstständiger oder GmbH abzugsfähig, aber sehr unterschiedlich. Unter der GWG-Grenze ziehst du den vollen Betrag noch im Kaufjahr ab. Darüber landet das Gerät in der AfA-Tabelle — drei Jahre Abschreibung statt Sofortabzug.

Das klingt unspektakulär, kostet aber viele Solo-Selbstständige jedes Jahr unnötig Steuer. Wer den Drucker im falschen Konto bucht, das Vorsteuer-Feld vergisst oder die private Mitnutzung nicht sauber ausweist, verschenkt Geld — oder fällt bei der Betriebsprüfung auf.

Hier kommen die fünf Regeln, mit denen du Drucker, Multifunktionsgerät und Toner 2026 sauber in der EÜR oder im Jahresabschluss der GmbH unterbringst.

Regel 1: Bis 800 € netto — Sofortabzug als GWG

Liegt der Nettokaufpreis bei maximal 800 € (§6 Abs. 2 EStG), ist der Drucker ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) und im Kaufjahr zu 100 % als Betriebsausgabe absetzbar. Brutto entspricht das bei 19 % Umsatzsteuer 952 € inklusive USt.

Konkret heißt das: Ein 599-€-Multifunktionsgerät (503 € netto + 96 € USt) landet im Anschaffungsjahr komplett in der EÜR. Keine AfA, keine Tabellenkalkulation über mehrere Jahre.

Wichtig:

• Die 800-€-Grenze gilt pro Gerät, nicht pro Rechnung. Zwei 700-€-Drucker auf einer Rechnung sind also zweimal GWG, nicht einmal AfA.
• Für GWG ab netto 250,01 € musst du ein laufendes Verzeichnis führen (Anschaffungsdatum, Hersteller, Seriennummer, Kaufpreis). Mehr dazu in unserem Leitfaden zur GWG-Sofortabschreibung.

Regel 2: Über 800 € netto — 3 Jahre AfA

Kostet der Drucker netto mehr als 800 €, gilt die normale lineare Abschreibung nach der amtlichen AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter. Für Drucker und Multifunktionsgeräte beträgt die Nutzungsdauer dort 3 Jahre.

Beispiel: Du kaufst am 15. März 2026 einen Production-Multifunktionsdrucker für 3.000 € netto. Die AfA läuft so:

• 2026: 9 von 12 Monaten → 750 €
• 2027: 1.000 €
• 2028: 1.000 €
• 2029 (Rest): 250 €

Die zeitanteilige Berechnung (pro rata temporis) gilt nach §7 Abs. 1 Satz 4 EStG. Für GmbHs gilt das ohnehin — Details zur Buchung im Anlageverzeichnis stehen in unserem Leitfaden zu Abschreibungen in der GmbH.

Regel 3: Vorsteuerabzug — vergiss die 19 % nicht

Bist du vorsteuerabzugsberechtigt (also Regelbesteuerung, keine Kleinunternehmerregelung), holst du die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer über die Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt zurück. Bei einem 599 € brutto Drucker sind das 96 € Vorsteuer.

Voraussetzung: Auf der Rechnung müssen die Pflichtangaben nach §14 UStG stehen — Name & Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr, Datum, Nettobetrag, USt-Satz, USt-Betrag. Ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug, egal wie hoch der Beleg ist.

Kleinunternehmer: Du kannst zwar den Bruttobetrag als Betriebsausgabe absetzen, aber keine Vorsteuer ziehen. Was sich für deine Konstellation rechnet, klären wir im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Regel 4: Private Mitnutzung sauber aufteilen

Der Drucker steht im Wohnzimmer und du druckst auch Bordkarten und Schulzeugnisse drauf? Dann gilt:

• < 10 % betrieblich: kein Betriebsausgabenabzug — der Drucker bleibt Privatvermögen.
• 10–90 % betriebliche Nutzung: anteiliger Abzug. Bei 60 % beruflicher Nutzung setzt du 60 % der Kosten ab (GWG anteilig, AfA anteilig, Vorsteuer anteilig).
• > 90 % betrieblich: voller Abzug. Die Privatnutzung gilt als unwesentlich.

Den Nutzungsanteil schätzt du sachgerecht — z. B. über ein vierwöchiges Druckerprotokoll mit Seitenzählung. Das Finanzamt akzeptiert plausible Schätzungen, will aber im Zweifel Belege sehen. Wenn du ohnehin ein häusliches Arbeitszimmer absetzt, ist die Argumentation deutlich einfacher.

Regel 5: Toner, Papier & Wartung — sofort abziehen

Verbrauchsmaterial ist nie GWG, immer sofortige Betriebsausgabe:

• Toner, Tinte, Papier, USB-Druckkabel: 100 % im Jahr der Anschaffung abziehbar, unabhängig vom Betrag.
• Wartungsverträge und Reparaturen: laufende Betriebsausgaben, voll abziehbar.
• Mietdrucker: Die monatliche Miete ist 100 % Betriebsausgabe — und du musst dir gar keinen Gedanken über AfA machen.

Buche das auf ein eigenes Konto (z. B. „Bürobedarf" SKR03 4930 / SKR04 6815), nicht zusammen mit dem Drucker selbst — sonst sieht das Anlageverzeichnis unsauber aus.

Was 2026 wichtig wird: Beleg & Buchung sauber halten

Egal ob 199 € oder 3.000 € — das Finanzamt verlangt seit GoBD eine lückenlose, unveränderbare Dokumentation. Konkret:

• Originalbeleg (digital oder Papier) mit allen Pflichtangaben
• Buchung im richtigen Konto (GWG, Anlage- oder Bürobedarf)
• Kein nachträgliches Ändern des Belegs (Stichwort revisionssicherer Speicher)

Beleg verloren? Mit einem Eigenbeleg rettest du den Betriebsausgabenabzug — den Vorsteuerabzug rettet er aber nicht, weil dafür die Originalrechnung Pflicht ist.

Norman ordnet jeden Beleg automatisch dem richtigen Konto zu, erkennt GWG vs. AfA und schreibt den Drucker über drei Jahre selbstständig ab. Für GmbHs läuft das Ganze direkt ins Anlageverzeichnis und in den Jahresabschluss — siehe Steuern für GmbH und Steuern für Selbstständige.

Fazit

Drucker absetzen 2026 ist kein Hexenwerk: Bis 800 € netto sofort 100 % im Kaufjahr, darüber 3 Jahre AfA, Vorsteuer immer mitnehmen, private Mitnutzung sauber dokumentieren, Toner & Papier separat verbuchen. Wer das diszipliniert macht, schenkt dem Finanzamt keinen Cent — und steht in der Betriebsprüfung sauber da.