Handy absetzen 2026: Smartphone als Selbstständiger richtig abschreiben

Ein gutes Business-Smartphone kostet heute schnell 1.000 € oder mehr — ein neues iPhone Pro liegt locker bei 1.500 €. Die naheliegende Frage: Kann ich das Handy genauso komplett im Kaufjahr absetzen wie meinen Laptop? Die Antwort lautet: meistens ja, aber aus einem anderen Grund — und bei teuren Geräten leider nicht.

Der entscheidende Unterschied: Die berühmte BMF-Regel mit der Nutzungsdauer von einem Jahr gilt nur für Computerhardware — Desktops, Notebooks, Tablets und Peripherie. Smartphones stehen nicht auf dieser Liste. Für sie gilt die normale AfA-Tabelle mit einer Nutzungsdauer von fünf Jahren, sobald sie über der GWG-Grenze liegen.

Hier kommen die Regeln, mit denen du Handy, Zubehör und Vertrag 2026 als Selbstständiger, Freiberufler oder GmbH-Geschäftsführer sauber in der EÜR oder im Jahresabschluss unterbringst — inklusive Vorsteuerabzug und privater Mitnutzung.

Warum das Handy anders läuft als der Laptop

Mit dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 wurde die Nutzungsdauer für Computerhardware und Software auf ein Jahr gesenkt. Das Schreiben zählt die begünstigten Geräte abschließend auf: Desktop-Computer, Notebooks, Tablets, mobile Workstations, Dockingstations, Netzteile und Peripheriegeräte. Smartphones tauchen darin nicht auf.

Die Folge: Ein teures Handy fällt nicht unter die 1-Jahres-Regel, die deinem Laptop die volle Abschreibung im Kaufjahr erlaubt. Stattdessen gilt die reguläre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer aus der AfA-Tabelle — und die liegt für Mobiltelefone bei fünf Jahren. Das ist der wichtigste Merksatz dieses Artikels.

Regel 1: Bis 800 € netto — sofort als GWG

Die gute Nachricht zuerst: Die meisten Diensthandys bleiben unter der GWG-Grenze. Kostet dein Smartphone maximal 800 € netto (§6 Abs. 2 EStG), ist es ein geringwertiges Wirtschaftsgut und sofort zu 100 % im Kaufjahr absetzbar. Brutto entspricht das bei 19 % Umsatzsteuer 952 €.

Ein Android-Gerät oder ein älteres iPhone-Modell für 700 € netto landet also komplett im Anschaffungsjahr in der EÜR — ganz ohne Verteilung über fünf Jahre. Für GWG ab netto 250,01 € musst du allerdings ein laufendes Verzeichnis führen (Anschaffungsdatum, Hersteller, Seriennummer, Preis). Die Details stehen in unserem Leitfaden zur GWG-Grenze und Sofortabschreibung.

Regel 2: Über 800 € netto — fünf Jahre AfA

Kostet das Handy mehr als 800 € netto, schreibst du es linear über fünf Jahre ab — Monat für Monat ab dem Anschaffungsmonat (§7 Abs. 1 EStG). Ein im Mai gekauftes Gerät wird 2026 also nur für acht Monate (Mai–Dezember) abgeschrieben.

Rechenbeispiel: iPhone für 1.500 € brutto = 1.260,50 € netto (bei 19 % USt), Kauf im Mai, beruflicher Anteil 70 %.

• AfA pro vollem Jahr: 1.260,50 € ÷ 5 = 252,10 €
• 2026 anteilig (8/12): 252,10 € × 8/12 = 168,07 €
• Davon betrieblicher Anteil 70 %: 117,65 € Betriebsausgabe in 2026

Den Restbetrag verteilst du über die Folgejahre. Über 800 € netto bedeutet also kein verlorener Abzug — nur ein gestreckter.

Regel 3: Vorsteuer — die 19 % zurückholen

Bist du vorsteuerabzugsberechtigt (Regelbesteuerung, keine Kleinunternehmerregelung), holst du dir die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer über die Umsatzsteuervoranmeldung zurück — und zwar sofort im Kaufzeitpunkt, unabhängig davon, dass die AfA über fünf Jahre läuft. Bei einem Handy für 1.500 € brutto sind das rund 240 € Vorsteuer im Voranmeldungszeitraum des Kaufs.

Voraussetzung sind die Pflichtangaben nach §14 UStG auf der Rechnung. Kleinunternehmer setzen den Bruttobetrag als Betriebsausgabe ab, ziehen aber keine Vorsteuer — ob sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bei größeren Anschaffungen lohnt, ist Einzelfall.

Regel 4: Beruflicher Anteil sauber aufteilen

Das Smartphone nutzt fast jeder auch privat. Steuerlich zählt nur der betriebliche Anteil:

• Unter 10 % betrieblich: kein Abzug — das Gerät bleibt Privatvermögen.
• 10–90 % betrieblich: anteiliger Abzug. Üblich und meist unstrittig sind für Selbstständige 60–80 % (Abschreibung und Vorsteuer anteilig).
• Über 90 % betrieblich: voller Abzug, am saubersten mit einem reinen Geschäftshandy.

Eine kurze Notiz in der Buchhaltung genügt zur Begründung. Wer ein zweites, ausschließlich geschäftliches Handy führt, zieht 100 % und muss bei einer Prüfung keine Quote rechtfertigen. Wichtig: Verwechsle die Geräteanschaffung nicht mit den laufenden Vertragskosten — die behandelst du separat, siehe unseren Leitfaden zu Telefonkosten absetzen.

Regel 5: Zubehör getrennt buchen

Was rund ums Handy dazukommt, ist meist sofort abziehbar:

• Hülle, Panzerglas, Ladekabel, Powerbank, Kfz-Halterung: unter 800 € netto → GWG, sofort 100 %.
• AirPods und kabellose Kopfhörer: eigenes Wirtschaftsgut — Details im Beitrag Kopfhörer & AirPods absetzen.
• Apps & Abos (z. B. Microsoft 365, Buchhaltungs-Apps): laufende Betriebsausgaben, voll im Zahlungsjahr abziehbar.
• Reparatur & Displaytausch: sofort abziehbarer Erhaltungsaufwand.

Beleg verloren? Ein Eigenbeleg rettet den Betriebsausgabenabzug — den Vorsteuerabzug aber nicht, dafür bleibt die Originalrechnung Pflicht.

Norman erkennt beim Handy-Kauf automatisch, ob GWG oder 5-Jahres-AfA greift, bucht den Beleg ins richtige Konto und zieht die Vorsteuer in der Voranmeldung. Für GmbHs läuft das direkt ins Anlageverzeichnis — siehe Steuern für GmbH und Steuern für Selbstständige.

Fazit

Handy absetzen 2026 folgt anderen Regeln als der Laptop: Die 1-Jahres-Regel für Computer gilt nicht für Smartphones. Bis 800 € netto ziehst du das Gerät als GWG sofort komplett ab, darüber schreibst du es über fünf Jahre linear ab — anteilig ab Kaufmonat. Vorsteuer immer sofort mitnehmen, beruflichen Anteil (meist 60–80 %) sauber dokumentieren und Zubehör getrennt verbuchen. Wer das diszipliniert macht, holt aus jedem Diensthandy das steuerliche Maximum.