Question 1

Was ist die B2B-E-Rechnungspflicht in Deutschland und ab wann gilt sie?

Accepted Answer

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde §14 UStG geändert: ab 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen B2B-Rechnungen im strukturierten Format empfangen können — XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 in einem EN-16931-konformen Profil gelten als strukturierte E-Rechnung. Für den Versand gilt eine Übergangsfrist: ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz B2B-Rechnungen strukturiert versenden, ab 1. Januar 2028 alle übrigen B2B-Aussteller. Eine PDF gilt dann nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern als sonstige Rechnung.

Question 2

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht — auch für Freiberufler und Kleinunternehmer?

Accepted Answer

Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Empfangen müssen ab 2025 alle Unternehmer im Sinne des §2 UStG — also auch Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer nach §19 UStG, sobald sie eine B2B-Rechnung erhalten. Für den Versand gibt es Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§33 UStDV), Fahrausweise (§34 UStDV) und Rechnungen an Endverbraucher (B2C) fallen nicht unter die Pflicht. Für Kleinunternehmer nach §19 UStG gilt die Versandpflicht für eigene Rechnungen erst ab 2028.

Question 3

Welche Formate sind als E-Rechnung erlaubt — XRechnung, ZUGFeRD, PDF?

Accepted Answer

Erlaubt ist jedes strukturierte Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das in der Praxis XRechnung (reines XML, von KoSIT gepflegt) und ZUGFeRD ab 2.0.1 in einem EN-16931-konformen Profil (PDF/A-3 mit eingebettetem XML, von FeRD beim AWV gepflegt). Auch andere EN-16931-konforme Formate wie das französische Factur-X sind zulässig, sofern Sender und Empfänger sich darauf einigen. Eine reine PDF erfüllt die Pflicht nicht mehr — sie gilt ab 2025 nur noch als sonstige Rechnung im Sinne von §14 UStG.

Question 4

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren, und reicht ein PDF-Ausdruck?

Accepted Answer

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papier- oder PDF-Rechnungen: zehn Jahre nach §147 AO. Maßgeblich ist aber die strukturierte Originaldatei — also die XML bei XRechnung oder die PDF/A-3 mit eingebettetem XML bei ZUGFeRD. Ein PDF-Ausdruck oder ein nachträglich gerendertes Sichtbild reicht GoBD-konform nicht aus. Norman archiviert die Originaldatei unveränderbar mit Zeitstempel und macht sie für Betriebsprüfungen mit Z1/Z2/Z3-Zugriff auffindbar.

	Norman	Sonderprojekt + PDF-Postfach + Berater-Mail
Empfang ab 1. Januar 2025	XRechnung und ZUGFeRD aus Mail, Upload und Plattformen erkannt, gelesen, gebucht	Eingangsformate landen im PDF-Postfach, Werte werden abgetippt
Versand ab 2027 / 2028	XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 aus dem normalen Rechnungsprozess	Word-Vorlagen, externer XML-Konverter und manueller Versand
Archivierung 10 Jahre (GoBD)	Original-XML bzw. PDF/A-3 mit XML unveränderbar und mit Zeitstempel	Belege liegen in Mailordnern und Cloud-Verzeichnissen verteilt
Berater- und DATEV-Übergabe	Strukturierte Daten, Originalbelege und UStVA-Bezug an einer Stelle	ZIP per Mail mit erratenem Format und manueller Nacharbeit

B2B-E-Rechnungspflicht ab 2025 — Empfang heute, Versand 2027/2028

Für alle, die die B2B-E-Rechnungspflicht ohne Sonderprojekt umsetzen wollen

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So setzt du die E-Rechnungspflicht mit Norman um

Empfang sicherstellen

Versand vorbereiten

Archivieren und prüfen

Was Norman aus der E-Rechnungspflicht herausnimmt

Norman statt Sonderprojekt zur E-Rechnungspflicht

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Häufige Fragen