E-Rechnung Pflicht 2026: Was Selbstständige und Freiberufler jetzt wissen müssen

Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Bis 2028 wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich schrittweise zur Pflicht. In diesem Artikel erfährst du, welche Fristen gelten, welche Formate zulässig sind und wie du dich als Selbstständiger oder Freiberufler optimal vorbereitest.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Es handelt sich um ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinenlesbar ist und automatisch verarbeitet werden kann. Der entscheidende Unterschied: Während eine PDF-Rechnung im Grunde nur ein digitales Bild ist, enthält eine E-Rechnung alle Rechnungsdaten in einem standardisierten XML-Format.

In Deutschland sind zwei Formate zulässig, die beide der europäischen Norm EN 16931 entsprechen:

• ZUGFeRD 2.0.1+ – Ein Hybridformat, das eine menschenlesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Ideal für Freelancer und kleine Unternehmen, da die Rechnung sowohl maschinell als auch visuell lesbar ist.
• XRechnung – Ein reines XML-Format, das vor allem bei öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz kommt. Ohne spezielle Software nicht direkt für Menschen lesbar.

Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Nur strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung erfüllen die Anforderungen.

E-Rechnung Pflicht: Der Zeitplan

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in Deutschland stufenweise. Hier ist der vollständige Zeitplan:

• Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
• Bis Ende 2026: Übergangsregelung – Papier- und PDF-Rechnungen dürfen weiterhin versendet werden. Empfänger müssen jedoch bereits E-Rechnungen akzeptieren.
• Ab 1. Januar 2027: E-Rechnung Pflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Diese Unternehmen müssen E-Rechnungen sowohl empfangen als auch versenden.
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig vom Umsatz.

Die Übergangsregelungen sollen Unternehmen ausreichend Zeit geben, ihre Prozesse und Software umzustellen. Trotzdem ist es ratsam, sich frühzeitig vorzubereiten, um Engpässe kurz vor den Stichtagen zu vermeiden.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Beide Formate sind EN-16931-konform und damit gleichermaßen zulässig. Welches Format für dich das richtige ist, hängt von deinem Einsatzzweck ab:

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Die Rechnung wird als PDF mit eingebettetem XML geliefert. Der Vorteil liegt darin, dass die Rechnung für Menschen optisch lesbar bleibt, während die eingebetteten Daten maschinell verarbeitet werden können. Für Freelancer und Selbstständige ist ZUGFeRD besonders geeignet, da deine Kunden die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen können.

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Es wird hauptsächlich im öffentlichen Sektor eingesetzt und ist dort bereits seit 2020 Pflicht. Wenn du Rechnungen an Behörden oder öffentliche Auftraggeber stellst, führst du an XRechnung kaum vorbei.

Norman unterstützt das ZUGFeRD-Format und erstellt alle Rechnungen automatisch EN-16931-konform. Das ZUGFeRD-Vertrauenslogo auf norman.finance bestätigt diese Kompatibilität.

Was müssen Kleinunternehmer beachten?

Ein verbreiteter Irrtum: Viele Kleinunternehmer gehen davon aus, dass sie von der E-Rechnung-Pflicht befreit sind. Das stimmt nicht.

Kleinunternehmer im Sinne von Paragraph 19 UStG sind von der Empfangspflicht nicht befreit. Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Beim Versenden gilt für Kleinunternehmer dagegen eine dauerhafte Ausnahme: Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurden sie von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, vollständig befreit (§34a UStDV). Kleinunternehmer dürfen also auch nach 2028 bei Papier- oder PDF-Rechnungen bleiben.

Freiwillig auf E-Rechnungen umsteigen lohnt sich trotzdem: Viele Geschäftskunden bevorzugen sie, und der §19-Hinweis lässt sich im strukturierten Format genauso abbilden.

So bereitest du dich vor

Die gute Nachricht: Die Vorbereitung auf die E-Rechnung-Pflicht ist weniger aufwendig, als viele denken. Hier sind die wichtigsten Schritte:

• E-Rechnungen empfangen: Ein normales E-Mail-Postfach reicht grundsätzlich aus, um E-Rechnungen zu empfangen. Stelle sicher, dass eingehende XML- und ZUGFeRD-Dateien nicht von deinem Spam-Filter blockiert werden.
• E-Rechnungen versenden: Nutze eine ZUGFeRD-kompatible Rechnungssoftware, die Rechnungen automatisch im korrekten Format erstellt. So vermeidest du Fehler und sparst Zeit.
• Belege korrekt archivieren: E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Mehr dazu in unserem Artikel Belege digitalisieren.
• ZM bei EU-Geschäften nicht vergessen: Wenn du innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen erbringst, ist die Zusammenfassende Meldung weiterhin erforderlich.
• Pflichtangaben vollständig hinterlegen: Eine E-Rechnung ist nur gültig, wenn alle Pflichtangaben im strukturierten XML stecken. Prüfe besonders, dass deine Steuernummer oder USt-IdNr. im Rechnungsprofil deiner Software eingetragen ist.
• Software frühzeitig testen: Probiere deine Rechnungssoftware rechtzeitig aus und stelle sicher, dass sowohl der Versand als auch der Empfang von E-Rechnungen reibungslos funktioniert.

Expertenmeinung

Die vergessene USt-IdNr. ist mit Abstand der häufigste Fehler, den wir bei Unternehmern sehen.

E-Rechnung mit Norman

Norman macht den Umstieg auf die E-Rechnung so einfach wie möglich:

• ZUGFeRD-konforme Rechnungen automatisch erstellen: Norman generiert alle Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format, das die EN-16931-Norm erfüllt. Du musst dich um keine technischen Details kümmern.
• Eingehende E-Rechnungen automatisch verarbeiten: Norman liest die strukturierten Daten aus eingehenden E-Rechnungen aus und ordnet sie automatisch den richtigen Kategorien zu.
• GoBD-konforme Archivierung: Alle Rechnungen werden revisionssicher und GoBD-konform gespeichert, sodass du bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite bist.

Fazit

Die E-Rechnung wird Pflicht – das steht fest. Die schrittweise Einführung bis 2028 gibt dir jedoch genügend Zeit, dich vorzubereiten. Wer jetzt handelt, vermeidet Last-Minute-Stress und ist den gesetzlichen Anforderungen einen Schritt voraus.

Fasse die wichtigsten Punkte zusammen:

• Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können
• Ab 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 Euro Umsatz
• Ab 2028 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen versenden — außer Kleinunternehmer, die beim Versand dauerhaft befreit sind (§34a UStDV)
• Kleinunternehmer sind nicht von der Empfangspflicht befreit
• ZUGFeRD und XRechnung sind die zulässigen Formate

Starte jetzt mit der Umstellung und sorge dafür, dass deine Belege korrekt digitalisiert sind. Unser Leitfaden zum Thema Belege digitalisieren hilft dir dabei.