Rechnung schreiben 2026: die komplette Anleitung für Selbstständige

Die erste Rechnung ist schnell geschrieben — und genauso schnell falsch. Eine fehlende Pflichtangabe kostet deinen Kunden den Vorsteuerabzug, eine doppelte Rechnungsnummer fällt bei der Betriebsprüfung auf, und ohne den richtigen Verzugshinweis wartest du auf dein Geld länger als nötig. Die gute Nachricht: Rechnung schreiben folgt einem festen Schema. Wer es einmal sauber aufsetzt, macht es bei jeder weiteren Rechnung automatisch richtig.

Kurz & knapp: Rechnung schreiben auf einen Blick

• Pflicht und Frist: An andere Unternehmen musst du innerhalb von 6 Monaten nach der Leistung eine Rechnung stellen (§14 Abs. 2 UStG). Wer es nicht tut, riskiert ein Bußgeld von bis zu 5.000 € (§26a UStG).
• Inhalt: Jede Rechnung über 250 € brutto braucht die zehn Pflichtangaben nach §14 UStG — vom Leistungszeitraum bis zur fortlaufenden Rechnungsnummer.
• Umsatzsteuer: 19 % ist der Regelfall, 7 % die Ausnahme — Kleinunternehmer weisen gar keine aus und schreiben stattdessen den §19-Hinweis.
• Zahlung: Ohne Vereinbarung tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Im B2B darfst du dann 9 Prozentpunkte über Basiszins berechnen — aktuell 10,27 % — plus 40 € Pauschale.
• Aufbewahren: 8 Jahre, als unveränderbares Dokument.
• E-Rechnung: Ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) bzw. 2028 (alle) wird die strukturierte E-Rechnung im B2B Pflicht — Kleinunternehmer bleiben dauerhaft befreit.

Wer muss eine Rechnung schreiben — und bis wann?

Sobald du als Unternehmer eine Leistung an ein anderes Unternehmen erbringst, bist du zur Rechnung verpflichtet — und zwar innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§14 Abs. 2 UStG). Dasselbe gilt für grundstücksbezogene Leistungen an Privatpersonen, etwa Handwerksarbeiten in einer Wohnung. Bei allen anderen Privatkunden-Geschäften besteht keine gesetzliche Pflicht — eine Rechnung ist trotzdem sinnvoll, allein für deine Buchhaltung und als Nachweis.

Die Sechs-Monats-Frist ist kein Papiertiger: Eine gar nicht oder zu spät gestellte Rechnung ist eine Ordnungswidrigkeit, die das Finanzamt mit bis zu 5.000 € ahnden kann (§26a UStG). Und unabhängig davon verjährt deine Forderung drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie entstanden ist (§195 BGB) — wer Rechnungen aufschiebt, verschenkt irgendwann echtes Geld.

Schreiben darf eine Rechnung übrigens jeder — auch Freiberufler ohne Gewerbe und sogar Privatpersonen (etwa für einen Gebrauchtverkauf). Entscheidend ist nur, dass Inhalt und Steuerausweis zu deinem Status passen.

Schritt für Schritt: So baust du die Rechnung auf

Eine Rechnung liest sich immer von oben nach unten — und genau in dieser Reihenfolge füllst du sie auch aus. Die Details zu jeder einzelnen Pflichtangabe stehen im Pflichtangaben-Guide; hier ist der Ablauf:

1. Kopf: deine Daten. Vollständiger Name und ladungsfähige Anschrift, dazu Steuernummer oder USt-IdNr. — eine von beiden genügt. Bei EU-Geschäften gehört die USt-IdNr. drauf. UG und GmbH ergänzen Rechtsform, Registergericht, HRB-Nummer und Geschäftsführer (§35a GmbHG) — die Besonderheiten zeigt der Guide GmbH-Rechnung schreiben.
2. Empfänger. Name und Anschrift des Kunden — auch bei Privatkunden vollständig.
3. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Die Nummer muss einmalig und fortlaufend sein (dazu gleich mehr), das Datum ist der Tag der Ausstellung.
4. Leistung konkret beschreiben. „Konzeption und Design Landingpage, 16 Stunden" statt „Beratungsleistungen". Dazu der Leistungszeitraum — das am häufigsten vergessene Feld. Fällt er mit dem Rechnungsdatum zusammen, reicht der Satz: „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum."
5. Beträge ausweisen. Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, dann der Bruttobetrag. Kommen 19 % und 7 % zusammen vor, weist du sie getrennt aus.
6. Pflichthinweise setzen. Je nach Fall: der §19-Satz für Kleinunternehmer, „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" bei Reverse Charge oder der Grund einer Steuerbefreiung.
7. Zahlungsziel und Bankverbindung. Keine Pflichtangabe — aber der Teil, der über pünktliches Geld entscheidet. Üblich sind 14 bis 30 Tage, formuliert mit konkretem Datum: „Zahlbar bis 26.06.2026" lässt weniger Spielraum als „zahlbar innerhalb von 14 Tagen". Rechnungen an Privatkunden brauchen außerdem den Verzugshinweis (siehe unten).

Fürs Layout musst du nichts erfinden: Eine fertige Rechnungsvorlage für Word, Excel oder PDF bringt alle Felder in genau dieser Reihenfolge mit. Bis 250 € brutto darfst du die vereinfachte Kleinbetragsrechnung nutzen.

Die Rechnungsnummer: fortlaufend heißt nicht lückenlos

Um kaum ein Rechnungsfeld ranken sich so viele Mythen. Was das Gesetz verlangt: eine einmalige, fortlaufende Nummer (§14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Das Format ist frei — 2026-001, RE-2026-042 oder ein Kürzel pro Kunde, alles zulässig. Du darfst sogar mehrere Nummernkreise parallel führen, etwa je Jahr oder je Projekt.

Was viele nicht wissen: Fortlaufend bedeutet nicht lückenlos. Der Bundesfinanzhof hat das „Recht auf Lücke" bestätigt — eine fehlende Nummer allein berechtigt das Finanzamt nicht zu einer Steuerschätzung oder einem Sicherheitszuschlag, solange du Lücken erklären kannst (z. B. stornierte Entwürfe). Trotzdem gilt: Je sauberer dein System, desto kürzer die Diskussion bei der Prüfung. Doppelt vergebene Nummern sind dagegen immer ein Befund — sie passieren fast nur bei handgeführten Listen.

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19 %, 7 % oder gar keine: Umsatzsteuer richtig ausweisen

Der Regelsteuersatz liegt bei 19 %. Der ermäßigte Satz von 7 % gilt nur für bestimmte Leistungen — darunter viele journalistische Texte und Illustrationen (Einräumung von Urheberrechten), Bücher und Lebensmittel. Im Zweifel lohnt der Blick in Anlage 2 zum UStG oder die Nachfrage beim Steuerberater, denn ein falscher Satz fällt auf beide Seiten zurück.

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG — seit 2025 mit den Grenzen 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr — weist du gar keine Umsatzsteuer aus: kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, dafür zwingend der Hinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Wichtig: Weist du versehentlich doch Steuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt (§14c UStG) — der häufigste teure Anfängerfehler.

Sonderfälle: EU-Kunden, Drittland und Gutschrift

Drei Konstellationen ändern den Aufbau deiner Rechnung grundlegend:

• B2B-Kunde in der EU (Reverse Charge): Du stellst eine Nettorechnung ohne deutsche Umsatzsteuer, nennst die USt-IdNr. beider Seiten und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Dein Kunde versteuert in seinem Land; du meldest den Umsatz in der Zusammenfassenden Meldung. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung: EU-B2B-Rechnung als Freelancer.
• Kunde außerhalb der EU: Bei den meisten B2B-Dienstleistungen liegt der Leistungsort beim Kunden — deutsche Umsatzsteuer fällt nicht an, stattdessen kommt ein Hinweis auf die nicht steuerbare Leistung auf die Rechnung. Details und Länder-Beispiele: Drittlandrechnung schreiben.
• Gutschrift: Rechnet dein Auftraggeber selbst ab (üblich bei Plattformen und Agenturen), muss das Dokument ausdrücklich als „Gutschrift" bezeichnet sein. Wie das Gutschriftverfahren funktioniert, liest du im eigenen Guide.

Rechnung auf Englisch oder in Fremdwährung?

Beides ist erlaubt. Das Umsatzsteuergesetz macht keine Sprachvorgabe — eine englische Rechnung ist genauso gültig wie eine deutsche. Nur ist die Amtssprache der Finanzverwaltung Deutsch (§87 AO): Das Finanzamt darf für einzelne Rechnungen eine Übersetzung verlangen. Praxis-Tipp: Pflichthinweise wie den §19-Satz oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" zusätzlich auf Deutsch aufführen — das beugt Rückfragen vor und ist für die rechtliche Wirkung am sichersten.

Auch eine Rechnung in US-Dollar oder Schweizer Franken ist zulässig. Eine Bedingung gibt es: Der Umsatzsteuerbetrag muss zusätzlich in Euro ausgewiesen sein. Bei Drittlandrechnungen ohne deutsche Steuer entfällt das Thema ohnehin meist.

Zahlungsziel und Verzug: wenn der Kunde nicht zahlt

Das Zahlungsziel vereinbarst du frei — üblich sind 14 bis 30 Tage. Spannend wird es, wenn nichts vereinbart ist: Dann kommt dein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug (§286 Abs. 3 BGB). Bei Privatkunden gilt das nur, wenn du auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast — dieser eine Satz gehört deshalb in jede B2C-Rechnung: „Hinweis: Sie kommen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung in Verzug."

Ab Verzug stehen dir Verzugszinsen zu (§288 BGB). Beim Basiszinssatz von 1,27 % (Stand: erstes Halbjahr 2026) gelten aktuell diese Werte:

Der bewährte Ablauf, wenn Geld ausbleibt: erst eine freundliche Zahlungserinnerung (oft reicht sie — viele Rechnungen werden schlicht vergessen), dann eine förmliche Mahnung mit Fristsetzung, zuletzt das gerichtliche Mahnverfahren — online beantragt, deutlich günstiger als eine Klage. Wie viele Mahnstufen sinnvoll sind und welche Gebühren du ansetzen darfst, steht im Mahnungs-Guide.

E-Rechnung: Was beim Rechnungschreiben jetzt schon zählt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Fürs Ausstellen gilt ein Stufenplan: Ab dem 1.1.2027 sind strukturierte E-Rechnungen im B2B Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1.1.2028 für alle. Zwei Ausnahmen bleiben dauerhaft: Rechnungen an Privatkunden — und Kleinunternehmer, die nie zum Ausstellen verpflichtet werden (§34a UStDV).

Wichtig fürs Verständnis: Eine PDF ist keine E-Rechnung. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die Buchhaltungssysteme maschinell verarbeiten. Wer heute schon mit einem Tool arbeitet, das E-Rechnungen erstellt, muss 2027/2028 schlicht nichts umstellen.

Fehler in der Rechnung? So korrigierst du richtig

Eine versendete Rechnung änderst du nie nachträglich in der Datei — das verstößt gegen die GoBD und macht deine Buchführung angreifbar. Stattdessen: kleinere formale Fehler mit einem Berichtigungsdokument ergänzen, bei falschen Beträgen oder falschem Empfänger die Rechnung per Stornorechnung neutralisieren und neu ausstellen. Beides geht in der Regel rückwirkend — wie genau, zeigt der Guide Stornorechnung und Rechnungskorrektur. Die Originale bewahrst du 8 Jahre unverändert auf.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung zu schreiben?

An andere Unternehmen: sechs Monate nach Erbringung der Leistung (§14 Abs. 2 UStG). An Privatkunden gibt es — außer bei grundstücksbezogenen Leistungen — keine gesetzliche Frist. Deine Forderung selbst verjährt nach drei Jahren (§195 BGB).

Darf ich eine Rechnung schon vor der Leistung stellen?

Ja. Anzahlungs- und Vorausrechnungen sind zulässig und bei größeren Projekten üblich. Die Umsatzsteuer entsteht dann bereits mit Zahlungseingang. Nach Abschluss stellst du eine Schlussrechnung, in der die Anzahlungen offen abgezogen werden.

Was passiert, wenn ich gar keine Rechnung stelle?

Im B2B ist das eine Ordnungswidrigkeit: bis zu 5.000 € Bußgeld (§26a UStG). Außerdem beginnt die Verjährung deiner Forderung trotzdem zu laufen — du verlierst also doppelt: erst das Bußgeldrisiko, dann irgendwann den Anspruch.

Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein?

Nein — sie müssen einmalig und fortlaufend sein. Erklärbare Lücken (z. B. stornierte Entwürfe) sind zulässig; das Finanzamt darf allein wegen einer Lücke keinen Sicherheitszuschlag ansetzen. Doppelte Nummern sind dagegen immer ein Problem.

Muss die Rechnung auf Deutsch sein?

Nein, jede Sprache ist zulässig. Das Finanzamt kann aber eine Übersetzung einzelner Rechnungen verlangen (§87 AO). Pflichthinweise wie den §19-Satz nimmst du am besten zusätzlich auf Deutsch auf.

Was mache ich, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Zahlungserinnerung, dann Mahnung mit Frist, dann gerichtliches Mahnverfahren. Ohne andere Vereinbarung ist dein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang in Verzug — ab dann laufen Verzugszinsen (B2B aktuell 10,27 %) plus 40 € Pauschale.

Fazit

Rechnung schreiben ist Handwerk, kein Hexenwerk: zehn Pflichtangaben in fester Reihenfolge, der richtige Umgang mit der Umsatzsteuer, ein klares Zahlungsziel — und für Sonderfälle wie EU-Kunden oder Gutschriften die passenden Zusätze. Die häufigsten Fehler (vergessener Leistungszeitraum, doppelte Nummern, fälschlich ausgewiesene Steuer als Kleinunternehmer) entstehen fast immer in Handarbeit. Wer die Rechnung von einer Software erstellen lässt, hat die Pflichtangaben, die Nummernfolge und ab 2027/2028 auch die E-Rechnung automatisch im Griff — bei Norman dauerhaft kostenlos.