Anderthalb Jahre E-Rechnungspflicht: Nur jede zehnte Rechnung an Selbstständige ist eine echte E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können — vom Konzern bis zum Ein-Personen-Betrieb. Anderthalb Jahre später lässt sich messen, was davon im Alltag angekommen ist. Grundlage dieses Monitors sind mehr als 10.000 Eingangsrechnungen, die tausende Selbstständige und kleine Unternehmen zwischen Januar 2024 und April 2026 in Norman verarbeitet haben.

Vorab eine Klarstellung, denn hier entstehen die meisten Missverständnisse: Eine echte E-Rechnung ist ausschließlich ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der Norm EN 16931. In der Praxis heißt das XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (ein PDF mit eingebettetem XML). Ein gewöhnliches PDF gilt seit 2025 rechtlich nicht mehr als E-Rechnung. Unsere Verarbeitung erkennt diese Formate bei jedem eingehenden Dokument automatisch und liest sie aus. Wir schätzen also nicht — wir zählen.

Das Ergebnis in einem Satz: Nur rund jede zehnte Rechnung, die Selbstständige erreicht, ist eine echte E-Rechnung.

Der Trend: verzehnfacht — und doch erst am Anfang

2024, im Jahr vor der Pflicht, lag der Anteil bei rund 1 Prozent (1,1 % im Jahresdurchschnitt). Mit dem Stichtag sprang er auf 4,2 % im Januar 2025. Im Gesamtjahr 2025 erreichte er 7,3 %, im Dezember 2025 wurde er mit 10,8 % erstmals zweistellig. Den bisherigen Höchststand markiert der März 2026 mit 11,0 %; im ersten Quartal 2026 lag der Anteil bei 9,8 %. Der April-Wert von 8,8 % ist vorläufig: Junge Monate werden regelmäßig nach oben revidiert, weil Belege mit Verzögerung eintreffen.

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Eine Verzehnfachung in gut zwei Jahren klingt nach Dynamik. Die Basis war allerdings fast null. Absolut wächst der Anteil um drei bis vier Prozentpunkte pro Jahr — ein gemächliches Tempo für einen Übergang, der 2028 abgeschlossen sein soll.

Breit, aber dünn

Hinter dem Durchschnitt steckt ein klares Muster: Die E-Rechnung verbreitet sich, aber sie dominiert nirgends. Anfang 2025 erhielt rund eines von vier aktiven Unternehmen — mindestens drei Eingangsrechnungen pro Quartal — wenigstens eine E-Rechnung im Quartal. Ende 2025 waren es rund vier von zehn.

Gleichzeitig gilt: Sechs von zehn aktiven Unternehmen haben 2026 bislang keine einzige E-Rechnung erhalten. Und selbst dort, wo E-Rechnungen ankommen, bleiben sie in der Minderheit — im Median ist nur rund ein Drittel des Rechnungseingangs dieser Unternehmen strukturiert.

Die Pointe des Übergangsrechts

Bis Ende 2026 gilt eine bemerkenswerte Asymmetrie. Eine Papierrechnung darf jedes Unternehmen frei versenden. Ein gewöhnliches PDF dagegen nur, wenn der Empfänger zustimmt. Die E-Rechnung wiederum muss jeder Empfänger akzeptieren. Das Übergangsrecht stellt Papier damit besser als die E-Mail mit PDF — und macht zugleich das strukturierte Format zum einzigen, das niemand ablehnen kann.

Der weitere Fahrplan: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Dauerhaft ausgenommen sind Kleinunternehmer: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV) — empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Warum wir das monatlich tracken

Schreibt man das aktuelle Tempo von drei bis vier Prozentpunkten pro Jahr fort, startet die allgemeine Ausstellungspflicht im Januar 2028 in einem Markt, in dem noch rund vier von fünf Rechnungen keine E-Rechnungen sind. Das ist eine Projektion, keine Prognose — Stichtage können Sprünge auslösen, wie der Januar 2025 gezeigt hat. Auch deshalb lohnt der monatliche Blick: Ob die Sendepflicht für umsatzstarke Unternehmen ab 2027 die Kurve knickt, wird man hier zuerst sehen.

Dieser Monitor wird monatlich an dieser Adresse aktualisiert; Änderungen dokumentiert das Protokoll am Seitenende. Alle Auswertungen dieser Rubrik: Daten & Analysen.

Methodik

Grundlage sind mehr als 30.000 anonymisierte Dokumente, die Selbstständige und Kleinunternehmen in Deutschland zwischen Januar 2024 und April 2026 in Norman verarbeitet haben, darunter über 10.000 Eingangsrechnungen für die Hauptzeitreihe. Als E-Rechnung zählt ausschließlich ein strukturiertes Format nach EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD), das unsere Verarbeitungspipeline beim Einlesen erkennt und ausliest; gewöhnliche PDFs, Scans und Fotos zählen nicht. Die Zeitreihe folgt dem Rechnungsdatum, nicht dem Upload-Zeitpunkt; die jeweils letzten zwei Monate sind vorläufig. Interne und Test-Konten sind ausgeschlossen. Alle Werte sind Aggregate; keine veröffentlichte Kennzahl basiert auf weniger als 40 Unternehmen. Exakte Monatsvolumina veröffentlichen wir nicht. Unsere Nutzerbasis ist digitalaffiner als der Durchschnitt — der tatsächliche E-Rechnungs-Anteil dürfte eher niedriger liegen.

Rechtsgrundlagen: FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung, § 34a UStDV sowie das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Wie wir grundsätzlich mit Daten arbeiten, dokumentiert Methodik & Datengrundlage.

Über diese Daten

Norman ist eine Buchhaltungsplattform für Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland; dort entstehen die hier ausgewerteten, anonymisierten Dokumente. Grafiken und Zahlen dieser Seite dürfen mit Quellenangabe „Norman" frei verwendet werden. Presseanfragen und Datenwünsche: press@norman.finance.