Rechnungsvorlage 2026: Kostenlose Vorlagen für Word, Excel und PDF — und wie lange sie noch reichen

Eine gute Rechnungsvorlage spart dir den Start bei null: Die Pflichtfelder sind angelegt, das Layout steht, du trägst nur noch Kunde, Leistung und Betrag ein. Genauso wichtig wie die Vorlage selbst ist aber die Frage, wie lange du 2026 überhaupt noch mit Word, Excel oder PDF arbeiten darfst — denn mit der E-Rechnungspflicht hat jede Vorlage ein Ablaufdatum bekommen. Für manche. Für andere gilt sie dauerhaft weiter. Dieser Guide liefert dir beides: die Vorlagen zum Download und den Fahrplan, der für dich gilt.

Kurz & knapp: Rechnungsvorlagen 2026

• Word, Excel und PDF sind weiter erlaubt — im B2B-Bereich übergangsweise bis Ende 2026 (bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €: bis Ende 2027), an Privatkunden dauerhaft.
• Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit, E-Rechnungen auszustellen (§34a UStDV) — eine Vorlage reicht ihnen auch nach 2028.
• Jede Vorlage braucht die zehn Pflichtangaben nach §14 UStG — sonst riskiert dein Kunde den Vorsteuerabzug.
• GoBD-Falle Word/Excel: Die Datei ist nachträglich änderbar. Erstellen ja — aber versende ein schreibgeschütztes PDF und archiviere es 8 Jahre unverändert.
• Eine PDF ist keine E-Rechnung. Seit 2025 zählt nur ein strukturiertes Format (XRechnung oder ZUGFeRD) als elektronische Rechnung.

Kostenlose Rechnungsvorlage herunterladen (Word, Excel, PDF)

Unsere Vorlagen sind fertig formatiert, enthalten alle Pflichtfelder nach §14 UStG und decken die häufigsten Fälle ab — Standardrechnung mit 19 % oder 7 % Umsatzsteuer und die Kleinunternehmer-Variante mit dem richtigen §19-Hinweis. Eintragen, als PDF exportieren, versenden:

Kostenlose Rechnungsvorlage (PDF, Word & Excel)

Rechtssicher mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG — in drei Formaten, sofort nutzbar.

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Ein amtliches Muster gibt es übrigens nicht: §14 UStG schreibt nur die Inhalte vor, nicht das Aussehen. Du darfst deine Vorlage also frei gestalten — mit Logo, eigener Schrift und eigenem Aufbau. Entscheidend ist allein, dass alle Pflichtangaben vollständig und korrekt sind.

Die Checkliste: Das gehört in jede Rechnungsvorlage

Bevor du die erste Rechnung verschickst, prüfe deine Vorlage gegen diese Punkte:

1. Dein vollständiger Name und deine Anschrift — ladungsfähig, kein Postfach.
2. Name und Anschrift des Kunden.
3. Steuernummer oder USt-IdNr. — eine von beiden genügt.
4. Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer (z. B. RE-2026-014).
5. Menge und konkrete Bezeichnung der Leistung — „Webdesign Projekt X, 12 Stunden", nicht „Dienstleistung".
6. Leistungszeitraum — auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht.
7. Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, Bruttobetrag — bei gemischten Sätzen getrennt ausgewiesen.
8. Je nach Fall der Pflichthinweis: Kleinunternehmer (§19 UStG), Reverse Charge oder Steuerbefreiung.
9. Zahlungsziel und Bankverbindung — keine Pflichtangabe, aber ohne sie zahlt niemand pünktlich.

Die Details zu jedem Punkt — und was bei fehlenden Angaben passiert — findest du im Guide zu den Pflichtangaben auf der Rechnung. Für Beträge bis 250 € brutto reicht die vereinfachte Kleinbetragsrechnung mit nur fünf Angaben.

Für UG und GmbH gilt zusätzlich: Auf Geschäftsbriefe — und dazu zählen Rechnungen — gehören Rechtsform, Sitz, Registergericht, HRB-Nummer und alle Geschäftsführer (§35a GmbHG). Eine Freelancer-Vorlage reicht dafür nicht; die Besonderheiten zeigt der Guide GmbH-Rechnung schreiben.

So füllst du die Vorlage richtig aus

Der häufigste Vorlagen-Fehler ist nicht das Layout, sondern die Handarbeit bei Nummer und Datum. So gehst du sicher:

1. Rechnungsnummer zuerst. Führe eine separate Liste (oder ein Tabellenblatt), in der jede vergebene Nummer steht. Doppelte oder übersprungene Nummern sind der Klassiker bei Betriebsprüfungen.
2. Rechnungsdatum ≠ Leistungszeitraum. Trage beide Felder getrennt ein. Fällt beides zusammen, schreibe: „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum."
3. Steuersatz je Position prüfen. 19 % ist der Regelfall, 7 % gilt nur für bestimmte Leistungen (z. B. viele Texte, Illustrationen, Lebensmittel). Als Kleinunternehmer: Steuerfelder leeren und den §19-Hinweis einsetzen — niemals beides.
4. Summen nachrechnen. In Word rechnet niemand mit — Excel-Formeln helfen, können aber beim Kopieren verrutschen. Brutto = Netto + Steuerbetrag, auf den Cent.
5. Als PDF exportieren und erst dann versenden. Die Word- oder Excel-Datei bleibt dein Arbeitsdokument, verschickt wird nur das schreibgeschützte PDF.

Wie du die Rechnung inhaltlich aufbaust — von der Leistungsbeschreibung bis zu Zahlungsziel und Verzug — zeigt Schritt für Schritt der große Guide Rechnung schreiben.

Ist eine Rechnung aus Word 2026 noch erlaubt?

Ja — mit zwei wichtigen Einschränkungen. Word und Excel sind als „Schreibmaschine" erlaubt: Du darfst die Rechnung darin erstellen. Probleme entstehen an zwei anderen Stellen:

Erstens, die Aufbewahrung. Die GoBD verlangen, dass Rechnungen unveränderbar archiviert werden. Eine .docx- oder .xlsx-Datei ist jederzeit still änderbar — ohne Protokoll, ohne Nachweis. Deshalb gilt: Die versendete Rechnung als PDF speichern und 8 Jahre unverändert aufbewahren (seit 2025, vorher 10 Jahre). Wer nach dem Versand noch „kurz etwas korrigiert", riskiert bei der Prüfung, dass die Buchführung verworfen und geschätzt wird. Fehler korrigierst du nie in der Datei, sondern mit einer Stornorechnung oder Rechnungskorrektur.

Zweitens, der Versand im B2B. Eine Word-Datei solltest du grundsätzlich nie verschicken (änderbar!), und auch die PDF läuft im B2B-Geschäft aus — wann genau, hängt von deinem Umsatz ab. Das regelt der E-Rechnungs-Fahrplan:

Wie lange darfst du noch mit Vorlage arbeiten?

Die Antwort hängt nur davon ab, an wen du Rechnungen stellst — und wie groß dein Umsatz ist:

Drei Fußnoten, die in vielen Ratgebern fehlen: Eine PDF statt Papier ist in der Übergangszeit nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt — die kann aber formlos erfolgen, auch durch schlichtes Bezahlen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Und empfangen können müssen E-Rechnungen seit dem 1.1.2025 ausnahmslos alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer — ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Den kompletten Zeitplan mit allen Details findest du im Artikel zur E-Rechnungspflicht.

Word vs. Excel vs. PDF vs. E-Rechnung

Wichtig zu wissen: Eine „schöne" PDF ist seit 2025 keine elektronische Rechnung mehr im Sinne des Gesetzes. E-Rechnung heißt strukturierter XML-Datensatz — entweder pur (XRechnung) oder eingebettet in eine lesbare PDF (ZUGFeRD). Bei ZUGFeRD gilt seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ausdrücklich: Weichen XML und PDF-Ansicht voneinander ab, zählt der strukturierte XML-Teil.

Wann eine Vorlage nicht mehr reicht

Vorlagen sind perfekt für den Start und für wenige Rechnungen im Jahr. Es gibt aber einen Punkt, an dem die Handarbeit teurer wird als jede Software — typischerweise, wenn mehrere dieser Dinge zusammenkommen:

• Du stellst mehrere Rechnungen pro Monat und pflegst die Nummernliste von Hand.
• Du brauchst wiederkehrende Rechnungen für Retainer oder Abos.
• Deine B2B-Kunden verlangen E-Rechnungen — oder die Pflicht greift ab 2027/2028 ohnehin.
• Du willst offene Posten, Mahnungen und Buchhaltung nicht in drei getrennten Listen führen.

Dann lohnt der Umstieg auf ein kostenloses Rechnungsprogramm: Es nummeriert lückenlos, archiviert GoBD-konform und erstellt E-Rechnungen auf Knopfdruck — Dinge, die eine Word-Vorlage konstruktionsbedingt nie können wird. Viele Rechnungsprogramme kosten 10–15 € im Monat; bei Norman sind Rechnungen und Buchhaltung dauerhaft kostenlos.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Rechnung aus Word noch gültig?

Ja. Eine in Word erstellte Rechnung ist gültig, wenn alle Pflichtangaben enthalten sind. Versende sie aber als schreibgeschütztes PDF und archiviere sie unverändert — die änderbare Word-Datei selbst genügt den GoBD nicht. Im B2B-Geschäft endet die PDF-Ära je nach Umsatz Ende 2026 oder Ende 2027.

Darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen per E-Mail versenden?

An Privatkunden: dauerhaft ja. An Firmen: ja, bis Ende 2026 (mit Zustimmung des Empfängers) — bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € sogar bis Ende 2027. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG darfst du dauerhaft bei Papier oder PDF bleiben.

Wie sieht eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer aus?

Wie eine normale Rechnung, aber ohne Steuersatz und Steuerbetrag — die Felder bleiben komplett leer. Stattdessen ist der Hinweis Pflicht: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Weist du versehentlich doch Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt (§14c UStG).

Gibt es ein offizielles Muster für Rechnungen?

Nein. §14 UStG schreibt nur vor, was auf der Rechnung stehen muss, nicht wie sie aussieht. Jede Vorlage ist zulässig, solange die Pflichtangaben vollständig sind.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

8 Jahre — sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen (§14b UStG). Die Frist wurde 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt und beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Kann ich meine Rechnungen auf Englisch schreiben?

Ja, das Umsatzsteuergesetz macht keine Sprachvorgabe. Das Finanzamt darf im Einzelfall eine Übersetzung verlangen. Praxis-Tipp: Pflichthinweise wie den §19-Satz zusätzlich auf Deutsch aufnehmen — das erspart Rückfragen.

Fazit

Eine Rechnungsvorlage ist 2026 weiterhin ein legitimer Weg, Rechnungen zu schreiben — wenn sie alle Pflichtangaben enthält und du die GoBD-Regeln beachtest: als PDF versenden, 8 Jahre unverändert archivieren, Fehler nur per Stornorechnung korrigieren. Das eigentliche Ablaufdatum setzt die E-Rechnungspflicht: B2B-Rechnungen brauchen ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. 2028 (alle) ein strukturiertes Format. Nur Kleinunternehmer und reine B2C-Rechnungen bleiben dauerhaft vorlagen-tauglich. Wer den Umstieg ohnehin vor sich hat, muss dafür nichts ausgeben — bei Norman sind Rechnungen samt E-Rechnung und Buchhaltung kostenlos.