Mahnung schreiben 2026: Fristen, Mahngebühren und Verzugszinsen für Selbstständige und GmbH

Eine offene Rechnung kostet nicht nur Geld, sondern auch Nerven. Und wer falsch mahnt, riskiert dass die Forderung im Streitfall nicht durchsetzbar ist. Dieser Leitfaden erklärt, ab wann du als Selbstständiger oder GmbH mahnen darfst, was in eine Mahnung gehört, welche Gebühren erlaubt sind und wie du das gesamte Mahnwesen 2026 automatisierst.

Was ist eine Mahnung überhaupt?

Eine Mahnung ist die formelle Aufforderung an den Schuldner, eine fällige Rechnung zu zahlen. Sie ist die Grundlage dafür, dass der Kunde rechtlich in Verzug gerät – erst dann darfst du Verzugszinsen und Mahnkosten geltend machen (§ 286 BGB).

Ab wann darfst du mahnen?

Verzug tritt grundsätzlich ein, sobald drei Bedingungen erfüllt sind:

• Die Forderung ist fällig (Zahlungsfrist abgelaufen).
• Sie ist durchsetzbar (kein Streit über den Anspruch).
• Eine Mahnung wurde ausgesprochen – oder die 30-Tage-Regel greift automatisch.

30-Tage-Regel: Bei Geschäften mit Unternehmern (B2B) tritt Verzug automatisch 30 Tage nach Rechnungsstellung und -zugang ein – ohne dass du mahnen musst (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern muss dieser Hinweis allerdings auf der Rechnung stehen.

Wenn ein konkretes Zahlungsziel auf der Rechnung steht (z. B. „zahlbar bis 30.04.2026“), tritt der Verzug bereits am nächsten Tag ein – ohne Mahnung.

Pflichtangaben in einer rechtssicheren Mahnung

Eine wirksame Mahnung enthält:

• Adressat (Empfänger der Mahnung)
• Bezug auf die offene Rechnung (Nummer, Datum, Betrag)
• Klare Zahlungsaufforderung mit neuer Frist (meist 7 bis 14 Tage)
• Bankverbindung und Verwendungszweck
• Hinweis auf Folgen bei Nicht-Zahlung (Verzugszinsen, Mahnkosten, ggf. Mahnverfahren)

Tipp: Verwende einen sachlichen Ton. Beleidigungen oder Drohungen schaden im Streitfall.

1., 2., 3. Mahnung – wie viele sind nötig?

Rechtlich reicht eine einzige Mahnung, um den Verzug auszulösen – oder die 30-Tage-Regel. Trotzdem hat sich in der Praxis ein dreistufiges System eingebürgert:

1. Zahlungserinnerung (höflich, ohne Gebühren) – 7 Tage nach Fälligkeit.
2. 1. Mahnung mit klarer Frist und ggf. Mahngebühr – 7–10 Tage später.
3. 2. Mahnung mit Androhung des gerichtlichen Mahnverfahrens – weitere 7–10 Tage.
4. Gerichtliches Mahnverfahren – wenn der Kunde weiterhin nicht reagiert.

Mehr als drei Mahnungen sind nicht nötig und verzögern den Geldeingang. Wer dreimal nicht reagiert, reagiert auch beim vierten Mal nicht.

Mahngebühren und Verzugszinsen 2026

Mahnkosten: Du darfst nur den tatsächlichen Aufwand abrechnen – üblich sind 2 bis 5 Euro pro Mahnung. Eine pauschale „Mahngebühr 10 €“ ohne Begründung kann gerichtlich angegriffen werden.

Verzugszinsen: Bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Unternehmern 9 Prozentpunkte. Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Bundesbank festgelegt; im 2. Halbjahr 2025 lag er bei 1,27 %, woraus sich für B2B-Forderungen ein Verzugszins von 10,27 % ergibt.

40-€-Pauschale: Bei B2B-Geschäften gibt es eine gesetzliche Verzugspauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) – zusätzlich zu Zinsen und Anwaltskosten.

Wenn nichts hilft: das gerichtliche Mahnverfahren

Reagiert der Kunde auch auf die zweite Mahnung nicht, kannst du beim zuständigen Mahngericht einen Mahnbescheid beantragen – online über www.online-mahnantrag.de. Der Bescheid wird dem Schuldner zugestellt; widerspricht er nicht innerhalb von zwei Wochen, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen und dann mit Vollstreckung beginnen.

Die Gebühren richten sich nach dem Streitwert und sind üblicherweise vom Schuldner zu tragen – aber nur, wenn er auch zahlungsfähig ist.

Mahnungen automatisch versenden statt manuell

Wer mehrere offene Posten hat, sollte das Mahnwesen automatisieren. In Norman erstellst du Rechnungen, siehst sofort, welche Forderungen überfällig sind, und lässt Erinnerungen und Mahnungen automatisch zur richtigen Frist rausgehen – inklusive Verzugszinsen und 40-€-Pauschale.

Fazit

Eine Mahnung ist kein Drama, sondern Routine. Wer saubere Rechnungen mit klarem Zahlungsziel schreibt und ein automatisches Mahnwesen einsetzt, kommt schneller an sein Geld – und vermeidet, dass es überhaupt zur Rechnungskorrektur oder zum Mahnverfahren kommt.