GmbH Rechnung schreiben 2026: Pflichtangaben, E-Rechnung und häufige Fehler

Als Geschäftsführer einer GmbH bist du verpflichtet, gesetzeskonforme Rechnungen auszustellen. Eine fehlerhafte Rechnung kann dazu führen, dass dein Kunde den Vorsteuerabzug verliert – und du Ärger mit dem Finanzamt bekommst. In diesem Leitfaden erfährst du, welche Pflichtangaben auf eine GmbH-Rechnung gehören, was die E-Rechnung-Pflicht ab 2025 bedeutet und welche Fehler du vermeiden solltest.

Pflichtangaben nach §14 UStG

Jede GmbH-Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift der GmbH (Rechnungsaussteller)
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder USt-IdNr. der GmbH
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
• Menge und Art der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
• Nettobetrag, Umsatzsteuersatz (19 % oder 7 %) und Umsatzsteuerbetrag separat
• Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf die gesetzliche Grundlage (z. B. §4 UStG)

Da eine GmbH im Handelsregister eingetragen ist, muss der Briefkopf zusätzlich Registergericht, Handelsregisternummer (HRB-Nummer) sowie alle Geschäftsführer namentlich aufführen. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Rechnungsstellung und ergibt sich aus §35a GmbHG.

E-Rechnung-Pflicht 2025 und 2026 für die GmbH

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen – auch GmbHs – verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Für GmbHs mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € gilt ab 2025 auch die Ausstellungspflicht; für kleinere GmbHs gilt sie ab Januar 2027. Das klassische PDF gilt nicht mehr als E-Rechnung. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD – maschinenlesbare, strukturierte Formate. Norman erstellt automatisch ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen direkt aus der Buchhaltung.

Fortlaufende Rechnungsnummer – was das bedeutet

Die Rechnungsnummer muss eindeutig und fortlaufend sein – ohne Lücken. Das System darf alphanumerisch sein, z. B. 2026-001 oder GmbH-2026-001. Wird eine Rechnung storniert, geschieht das über eine separate Stornorechnung – die ursprüngliche Rechnungsnummer bleibt erhalten.

Umsatzsteuer auf GmbH-Rechnungen richtig ausweisen

Eine GmbH ist grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig und weist 19 % (Regelsteuersatz) oder 7 % (ermäßigter Steuersatz) aus. Netto-, Steuer- und Bruttobetrag sind separat anzugeben. Erbringst du Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern, greift das Reverse-Charge-Verfahren – dann weist du keine Umsatzsteuer aus. Der korrekte Ausweis der Umsatzsteuer ist auch Voraussetzung für den Vorsteuerabzug deines Kunden.

Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto (§33 UStDV) gelten vereinfachte Anforderungen. Hier genügen: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Art der Lieferung oder Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Angabe des Steuersatzes. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist bei Kleinbetragsrechnungen nicht zwingend vorgeschrieben.

Häufige Fehler bei GmbH-Rechnungen

Diese Fehler führen häufig zum Verlust des Vorsteuerabzugs beim Empfänger oder zu Nachfragen des Finanzamts:

• Fehlende oder falsche USt-IdNr. oder Steuernummer
• Kein Leistungsdatum angegeben – das Ausstellungsdatum allein reicht nicht
• Fehlende Geschäftsführer-Angaben oder HRB-Nummer im Briefkopf
• PDF statt strukturierter E-Rechnung trotz bestehender Ausstellungspflicht
• Lücken in der Rechnungsnummernfolge oder Mehrfachvergabe von Nummern

Fazit

GmbH-Rechnungen müssen zahlreiche Pflichtangaben enthalten und müssen ab 2025/2026 als strukturierte E-Rechnungen ausgestellt werden. Wer hier Fehler macht, riskiert den Vorsteuerabzug des Kunden und Bußgelder. Mehr zur GmbH-Buchhaltung und den allgemeinen Rechnungspflichtangaben erfährst du in unseren verwandten Artikeln. Norman erstellt automatisch GoBD-konforme ZUGFeRD-Rechnungen – entdecke die KI-Buchhaltung von Norman.