Электронные счета в Германии 2026: Что нужно знать фрилансерам

С 1 января 2025 года в Германии вступили в силу новые правила электронного выставления счетов (E-Rechnung) для операций между предприятиями (B2B). Переход будет поэтапным, но готовиться стоит уже сейчас. Ниже — всё, что нужно знать фрилансерам и малому бизнесу.

Что такое электронный счёт?

Электронный счёт (E-Rechnung) — это структурированный машиночитаемый документ, а не просто PDF-файл, отправленный по электронной почте. Обычный PDF считается «прочим счётом» и после переходного периода не будет приниматься для B2B-операций.

В Германии признаются два формата, соответствующих европейскому стандарту EN 16931:

• ZUGFeRD 2.0.1+ — гибридный формат: визуальный PDF с встроенным XML-файлом данных. Удобен для тех, кто хочет и видеть счёт, и обрабатывать его автоматически.
• XRechnung — чистый XML без визуальной части. Используется преимущественно в госзакупках.

Оба формата позволяют автоматически считывать реквизиты, суммы и налоговые данные — без ручного ввода.

Сроки перехода

Переход на электронные счета происходит поэтапно:

• С 1 января 2025: все компании и фрилансеры обязаны принимать электронные счета. Для приёма достаточно обычного почтового ящика.
• До конца 2026: разрешено отправлять бумажные счета и обычные PDF (с согласия получателя).
• С 1 января 2027: компании с оборотом свыше 800 000 евро (за предыдущий год) обязаны отправлять только электронные счета.
• С 1 января 2028: электронные счета обязательны для всех B2B-операций без исключений.

ZUGFeRD или XRechnung?

Оба формата соответствуют стандарту EN 16931, но отличаются подходом:

• ZUGFeRD — PDF/A-3 с вложенным XML. Визуально выглядит как обычный счёт, но содержит структурированные данные. Идеален для малого бизнеса: клиент видит привычный документ, а бухгалтерская программа считывает данные автоматически.
• XRechnung — чистый XML без визуального представления. Обязателен для счетов государственным заказчикам. Для просмотра нужна специальная программа или онлайн-визуализатор.

Для большинства фрилансеров и малых предприятий ZUGFeRD — оптимальный выбор: он удовлетворяет требования закона и при этом остаётся читаемым для человека.

Что насчёт малого бизнеса (Kleinunternehmer)?

Предприниматели, применяющие режим малого бизнеса (Kleinunternehmerregelung, § 19 UStG), не освобождены от обязанности принимать электронные счета. С 1 января 2025 они должны быть готовы получать E-Rechnung.

Что касается отправки — Kleinunternehmer подчиняются тем же переходным срокам, что и остальные. До конца 2026 можно отправлять PDF, а с 2028 года электронный формат обязателен для всех B2B-счетов.

Как подготовиться

Практические шаги для фрилансеров и малого бизнеса:

• Приём счетов: для начала достаточно выделенного email-адреса. Убедитесь, что можете открывать XML-файлы и PDF/A-3.
• Отправка счетов: выберите программу, которая создаёт счета в формате ZUGFeRD 2.0.1 или выше. Это обеспечит соответствие стандарту EN 16931.
• Архивация: все электронные счета необходимо хранить в цифровом виде в соответствии с требованиями GoBD. Подробнее об оцифровке документов — в нашей статье «Оцифровка чеков в Германии».
• Сводная декларация (ZM): если вы работаете с клиентами в других странах ЕС, не забудьте про сводную декларацию (Zusammenfassende Meldung) — она подаётся отдельно от электронных счетов.

Электронные счета с Norman

Norman полностью поддерживает формат ZUGFeRD и автоматически формирует электронные счета, соответствующие EN 16931. Вот что это значит для вас:

• Автоматическое создание ZUGFeRD-счетов — при выставлении счёта клиенту Norman генерирует файл в правильном формате без дополнительных настроек.
• Обработка входящих счетов — загрузите полученный электронный счёт, и Norman автоматически извлечёт все данные: суммы, налоги, реквизиты контрагента.
• GoBD-совместимый архив — все документы хранятся в соответствии с немецкими требованиями к цифровой бухгалтерии. Вам не нужно думать о правильном формате хранения.

С Norman переход на электронные счета происходит незаметно — система делает всё автоматически.

Итог

Электронные счета в Германии — это не вопрос «если», а вопрос «когда». Принимать E-Rechnung нужно уже сейчас, а отправлять в обязательном порядке — самое позднее с 2028 года. Фрилансерам стоит уже сегодня выбрать софт с поддержкой ZUGFeRD, настроить архивацию и проверить, не нужна ли оцифровка существующих бумажных документов. Чем раньше вы подготовитесь, тем спокойнее пройдёт переход.