Transparenzregister GmbH und UG 2026: Pflicht, Eintragung und Bußgelder

Seit 2021 ist das Transparenzregister ein Vollregister: Jede deutsche GmbH und UG muss ihre wirtschaftlich Berechtigten dort melden — auch wenn die Daten bereits im Handelsregister stehen. Wer 2026 gründet oder Anteile umstrukturiert, sollte den Eintrag direkt nach dem Notartermin erledigen, sonst drohen Bußgelder bis 5 Mio. €. So funktioniert es.

Was ist das Transparenzregister?

Das Transparenzregister ist ein elektronisches Verzeichnis, das alle wirtschaftlich Berechtigten deutscher Gesellschaften offenlegt. Es wurde 2017 als Teil des Geldwäschegesetzes (GwG) eingeführt und hat seit August 2021 den Status eines Vollregisters. Die frühere „Mitteilungsfiktion", nach der Daten aus dem Handelsregister automatisch übernommen wurden, gilt nicht mehr — jede Gesellschaft muss aktiv melden.

Wer muss sich eintragen?

Eintragungspflichtig sind alle juristischen Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften:

• GmbH und UG (haftungsbeschränkt)
• AG, KGaA, KG, OHG
• eingetragene Vereine, Stiftungen und Genossenschaften
• seit 2024: Gesellschaften bürgerlichen Rechts in eingetragener Form (eGbR)

Wer zum ersten Mal eine GmbH gründet oder eine UG gründet, erledigt den Eintrag direkt nach der Eintragung im Handelsregister.

Wirtschaftlich Berechtigter — wer zählt?

Wirtschaftlich Berechtigter (wB) ist jede natürliche Person, die mehr als 25 % der Anteile, mehr als 25 % der Stimmrechte oder vergleichbare Kontrolle ausübt. Hält keine Person diese Schwelle, gilt der Geschäftsführer als „fiktiver wB". Erfasst werden:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Wohnsitzland
• alle Staatsangehörigkeiten
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses (z. B. „GmbH-Anteil 50 %")

Eintragung in 4 Schritten

1. Konto auf transparenzregister.de erstellen.
2. Gesellschaft suchen oder neu anlegen.
3. Wirtschaftlich Berechtigte erfassen — bei mehreren Gesellschaftern jeden über 25 % einzeln.
4. Daten freigeben — der Eintrag ist sofort wirksam.

Bei Änderungen (Anteilsverkauf, neuer Geschäftsführer, Adresswechsel im Gesellschaftsvertrag) muss die Aktualisierung „unverzüglich" erfolgen.

Kosten und Fristen 2026

Die Eintragung selbst ist kostenlos. Pro Jahr fällt jedoch eine Gebühr des Bundesanzeiger Verlags an: 2026 sind das 20,80 € pro Gesellschaft. Vereine und Stiftungen können eine Befreiung beantragen.

Die Erstmeldung muss „unverzüglich" nach Gründung erfolgen — die Praxis liegt bei spätestens zwei Wochen nach Handelsregistereintrag. Eine jährliche Mitteilungspflicht gibt es nicht — du meldest nur bei Änderungen erneut.

Bußgelder — bis zu 5 Mio. €

Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten und werden vom Bundesverwaltungsamt geahndet:

• Einfacher Verstoß: bis 100.000 €
• Schwerwiegender oder wiederholter Verstoß: bis 1 Mio. €
• Besonders schwerer Fall: bis 5 Mio. €

Bestandskräftige Bußgelder werden seit 2018 öffentlich auf der Website des Bundesverwaltungsamts veröffentlicht — Naming and Shaming inklusive.

Was ändert sich 2026? Eingeschränkter öffentlicher Zugang

Nach dem EuGH-Urteil C-37/20 ist der unbeschränkte öffentliche Zugang zum Register europarechtswidrig. Seit 2024 dürfen das deutsche Register nur noch Behörden, geldwäscherechtlich Verpflichtete (z. B. Banken, Steuerberater) und Personen mit „berechtigtem Interesse" einsehen. Die Mitteilungspflicht der Gesellschaften besteht aber unverändert weiter.

Norman übernimmt den laufenden Compliance-Stack

Das Transparenzregister ist eine einmalige Pflicht. Was bleibt, ist die laufende GmbH-Buchhaltung, die Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss und Lohn. Norman automatisiert genau diese Aufgaben:

• KI-Buchhaltung sortiert Belege GoBD-konform
• E-Rechnung empfangen und versenden in X-Rechnung und ZUGFeRD
• UStVA und Körperschaftsteuer-Voranmeldung direkt aus den Belegen ableiten

Norman arbeitet für Selbstständige und für GmbHs und UGs — die Buchhaltung ist immer kostenlos.

Fazit

Die Eintragung ins Transparenzregister ist 2026 für jede GmbH und UG Pflicht und muss nach Gründung oder Anteilsänderung sofort erledigt werden. Die jährliche Gebühr beträgt 20,80 € — bei Versäumnis drohen Bußgelder bis zu fünf Millionen Euro. Setze den Eintrag direkt auf die Liste nach dem Notartermin und halte die Daten bei jeder Veränderung im Gesellschafterkreis aktuell.