Anlagenverzeichnis erstellen 2026: Pflicht, Inhalt & Vorlage für Selbstständige und GmbH

Jeder Laptop, jeder Schreibtisch und jede Maschine über 800 Euro netto landet in deinem Anlagenverzeichnis – und bleibt dort oft viele Jahre. Das Verzeichnis ist die Grundlage für deine Abschreibungen (AfA), Teil deiner Steuererklärung und einer der ersten Punkte, die das Finanzamt in einer Betriebsprüfung sehen will. Fehlt es oder ist es lückenhaft, drohen Schätzungen und Nachfragen.

Für Selbstständige mit Einnahmenüberschussrechnung ist das Anlagenverzeichnis sogar amtlich vorgeschrieben: Es heißt dort Anlage AVEÜR und gehört zur jährlichen Steuererklärung. GmbHs und UGs führen es als Teil ihrer Anlagenbuchhaltung. In beiden Fällen gilt: ohne sauberes Verzeichnis keine korrekte AfA.

In diesem Artikel erfährst du, wer ein Anlagenverzeichnis führen muss, welche Angaben hineingehören, wie du geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und Sammelposten richtig behandelst und wie du das Verzeichnis Schritt für Schritt aufbaust – inklusive der häufigsten Fehler, die du vermeiden solltest.

Was ist ein Anlagenverzeichnis?

Das Anlagenverzeichnis (auch Anlagespiegel oder Anlagenkartei) ist die vollständige Liste deines Anlagevermögens: aller Wirtschaftsgüter, die du dauerhaft im Betrieb nutzt und nicht zum Verkauf bestimmt sind. Dazu zählen Computer, Büromöbel, Maschinen, der Firmenwagen, aber auch immaterielle Güter wie gekaufte Software oder Lizenzen.

Für jedes dieser Güter dokumentiert das Verzeichnis, was es gekostet hat, wie lange du es abschreibst und welcher Restbuchwert am Jahresende übrig bleibt. Es ist damit das Bindeglied zwischen deinem Kassenbuch und deiner Abschreibung über die AfA: Erst aus dem Verzeichnis ergibt sich, welcher AfA-Betrag jedes Jahr in die Gewinnermittlung fließt.

Wer muss ein Anlagenverzeichnis führen?

Praktisch jeder, der abnutzbares Anlagevermögen hat – egal ob Bilanzierer oder EÜR-Ersteller:

• Selbstständige und Freiberufler mit EÜR: Du musst die Anlage AVEÜR ("Anlagenverzeichnis / Ausweis des Umlaufvermögens") elektronisch mit deiner Einnahmenüberschussrechnung abgeben, sobald du Wirtschaftsgüter abschreibst.
• GmbH und UG: Als bilanzierende Kapitalgesellschaft führst du eine laufende Anlagenbuchhaltung. Der Anlagenspiegel ist Teil des Jahresabschlusses und stellt Zugänge, Abgänge und Abschreibungen pro Bilanzposten dar.
• Kleinunternehmer: Auch ohne Umsatzsteuer gilt die Aufzeichnungspflicht – sobald du etwas abschreibst, brauchst du ein Verzeichnis.

Wer ausschließlich sofort abziehbare Kleinstanschaffungen hat, kommt zwar oft ohne klassisches Anlagenverzeichnis aus, muss aber GWG separat dokumentieren (siehe unten).

Was muss im Anlagenverzeichnis stehen?

Für jedes Wirtschaftsgut gehören diese Pflichtangaben in eine eigene Zeile:

• Bezeichnung des Wirtschaftsguts (z. B. "Notebook Lenovo ThinkPad")
• Anschaffungs- oder Herstellungsdatum
• Anschaffungs- oder Herstellungskosten (netto, ohne Vorsteuer, sofern du vorsteuerabzugsberechtigt bist)
• Nutzungsdauer laut amtlicher AfA-Tabelle
• AfA-Methode (linear oder degressiv)
• jährlicher AfA-Betrag und kumulierte Abschreibung
• Restbuchwert zum Jahresende
• Abgänge (Verkauf, Entnahme, Verschrottung) mit Datum

Diese Felder bilden den roten Faden über die gesamte Nutzungsdauer ab. Ein Wirtschaftsgut bleibt mit einem Erinnerungswert von 1 Euro im Verzeichnis stehen, bis es endgültig ausscheidet.

GWG, Sammelposten und das separate GWG-Verzeichnis

Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern gelten 2026 unverändert diese Grenzen (alle netto):

• bis 250 €: Sofortabzug als Betriebsausgabe, keine besondere Aufzeichnungspflicht.
• 250,01 € bis 800 €: Wahlrecht zur Sofortabschreibung nach § 6 Abs. 2 EStG. Hier musst du ein separates GWG-Verzeichnis führen, das Anschaffungsdatum und Kosten ausweist – es sei denn, diese Angaben gehen bereits aus der Buchführung hervor.
• 250,01 € bis 1.000 € (Sammelposten): Alternativ kannst du diese Güter nach § 6 Abs. 2a EStG in einen jährlichen Sammelposten ("Poolabschreibung") legen und über fünf Jahre gleichmäßig mit je einem Fünftel abschreiben.
• über 800 € (bzw. über 1.000 € beim Pool): aktivieren und planmäßig über die Abschreibung (AfA) verteilen – diese Güter gehören ins reguläre Anlagenverzeichnis.

Wichtig: Pro Wirtschaftsjahr musst du dich für GWG-Sofortabschreibung oder Sammelposten entscheiden – ein Mischen innerhalb eines Jahres ist nicht zulässig.

Anlagenverzeichnis erstellen: Schritt für Schritt

1. Belege sammeln. Lege für jede Anschaffung über 250 € die Rechnung griffbereit – Datum, Netto-Betrag und Bezeichnung brauchst du gleich.
2. Wirtschaftsgut zuordnen. Prüfe die Grenze: GWG, Sammelposten oder reguläres Anlagegut?
3. Nutzungsdauer festlegen. Nutze die amtliche AfA-Tabelle (z. B. 3 Jahre für PCs, 6 Jahre für Büromöbel).
4. AfA berechnen. Anschaffungskosten geteilt durch Nutzungsdauer ergibt die lineare Jahres-AfA. Im Anschaffungsjahr wird monatsgenau (pro rata temporis) gerechnet.
5. Verzeichnis fortschreiben. Jedes Jahr Restbuchwert reduzieren, Zugänge und Abgänge ergänzen.

Wer das jährlich in Excel pflegt, vergisst schnell einen Zugang oder rechnet die AfA falsch. Eine KI-Buchhaltung wie Norman erkennt das Anlagegut direkt aus der Rechnung, schlägt Nutzungsdauer und AfA-Methode vor und schreibt das Anlagenverzeichnis automatisch fort – inklusive Anlage AVEÜR für deine Steuererklärung.

Häufige Fehler im Anlagenverzeichnis

• GWG zwischen 250 und 800 € nicht dokumentiert – das separate Verzeichnis fehlt.
• AfA im Anschaffungsjahr in voller Höhe statt monatsgenau angesetzt.
• Abgänge vergessen: Verkaufter Firmenwagen steht jahrelang weiter im Verzeichnis.
• Brutto statt netto erfasst, obwohl Vorsteuerabzug besteht.
• Anlagegut sofort voll abgezogen, obwohl es über 800 € kostet und aktiviert werden müsste – ein Klassiker, der mit dem Investitionsabzugsbetrag verwechselt wird.

Fazit

Das Anlagenverzeichnis ist kein optionaler Bürokram, sondern die Pflichtgrundlage jeder Abschreibung – für Selbstständige als Anlage AVEÜR, für die GmbH als Teil des Jahresabschlusses. Wer Pflichtangaben, GWG-Grenzen und die monatsgenaue AfA im Griff hat, übersteht jede Betriebsprüfung entspannt. Am einfachsten bleibt es vollständig und fehlerfrei, wenn deine Buchhaltungssoftware das Verzeichnis automatisch aus deinen Belegen führt, statt es einmal im Jahr mühsam in Excel zu rekonstruieren.