Verpflegungspauschale 2026: Sätze, Kürzung und Berechnung

Auf den Punkt: Verpflegungspauschale in Kürze

• Was sie ist: Die Verpflegungspauschale (auch Verpflegungsmehraufwand oder Tagegeld) deckt pauschal die Mehrkosten fürs Essen auf einer beruflichen Auswärtstätigkeit ab – ohne Belege.
• Sätze Inland 2026: 28 € für einen vollen Tag (24 Std. Abwesenheit), 14 € für An- und Abreisetage sowie für eintägige Reisen über 8 Stunden ohne Übernachtung. Diese Beträge sind seit 2020 unverändert.
• Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Frühstück −5,60 € (20 %), Mittag- und Abendessen je −11,20 € (40 %) vom vollen Tagessatz.
• Dreimonatsfrist: Am selben auswärtigen Einsatzort gibt es die Pauschale nur für die ersten drei Monate.
• Ausland: länderspezifische Sätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich festlegt – zuletzt zum 1. Januar 2026.
• Wer sie absetzt: Selbstständige als Betriebsausgabe in der EÜR, Arbeitnehmer als Werbungskosten oder steuerfrei über den Arbeitgeber. Die Höhe ist für beide gleich.

Was ist die Verpflegungspauschale?

Wenn du beruflich unterwegs bist – beim Kunden, auf der Messe oder bei einem Termin in einer anderen Stadt –, isst du außer Haus, und das kostet in der Regel mehr als zu Hause. Diesen Mehraufwand erkennt das Finanzamt an, ohne dass du jeden Kaffee und jedes Mittagessen einzeln nachweisen musst. Statt echter Belege gibt es eine feste Pauschale pro Reisetag – den Verpflegungsmehraufwand. Geregelt ist sie in § 9 Abs. 4a EStG.

Zwei Dinge sind dabei entscheidend:

• Die Höhe ist gesetzlich festgelegt und für alle gleich. Es gibt keine gesonderte „Freiberufler-Pauschale" und keinen Bonus für Angestellte: Arbeitnehmer und Selbstständige rechnen mit denselben Sätzen.
• Es zählt nur die Pauschale – nicht der echte Beleg. Du brauchst keine Quittungen fürs Essen. Umgekehrt kannst du auch dann nicht mehr ansetzen, wenn dein Restaurantbesuch tatsächlich teurer war.

Voraussetzung ist eine Auswärtstätigkeit: Du bist beruflich außerhalb deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte (also deinem Betrieb oder Büro) tätig. Die Verpflegungspauschale ist damit einer von vier Bausteinen der Reisekosten – neben Fahrtkosten, Übernachtung und Reisenebenkosten.

Verpflegungspauschale 2026: die Sätze im Inland

Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten 2026 unverändert zwei Sätze, gestaffelt nach der Abwesenheitsdauer:

Die Logik dahinter:

• Den vollen Satz von 28 € gibt es für jeden Zwischentag einer mehrtägigen Reise, an dem du volle 24 Stunden abwesend bist.
• Den halben Satz von 14 € bekommst du am An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung – und zwar unabhängig davon, wie viele Stunden du an diesen Tagen unterwegs warst. Eine Mindestdauer gibt es hier nicht.
• Machst du nur eine eintägige Reise ohne Übernachtung, zählt der halbe Satz von 14 € nur, wenn du mehr als 8 Stunden abwesend bist. Unter 8 Stunden gibt es nichts.

Diese Beträge gelten seit 2020. Die im Wachstumschancengesetz ursprünglich geplante Anhebung auf 16 € und 32 € hat der Bundestag im Februar 2024 wieder gestrichen – für 2026 bleibt es also bei 14 € und 28 €.

Verpflegungspauschale berechnen: Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Die eigentliche Rechenarbeit beginnt, sobald dir unterwegs eine Mahlzeit gestellt wird – das Hotelfrühstück, das Catering auf der Messe oder ein Geschäftsessen, das jemand anderes zahlt. Dann musst du die Tagespauschale kürzen. Die Kürzung bemisst sich immer am vollen Tagessatz von 28 €, niemals am halben:

So rechnest du Schritt für Schritt:

1. Tagessatz bestimmen: 28 € (voller Tag) oder 14 € (An-/Abreise- bzw. eintägiger Tag).
2. Gestellte Mahlzeiten abziehen: für jedes gestellte Frühstück −5,60 €, für jedes Mittag- oder Abendessen −11,20 €.
3. Ergebnis ist der abzugsfähige Betrag. Er kann auf 0 € sinken, aber nie negativ werden.

Beispiel 1 – voller Reisetag: Du bist 24 Stunden auswärts, das Hotel stellt das Frühstück und der Kunde lädt dich abends zum Essen ein. Dann bleiben von den 28 € nur 28 − 5,60 − 11,20 = 11,20 € übrig.

Beispiel 2 – Anreisetag mit Hotelfrühstück: Am Anreisetag stehen dir 14 € zu. Das Frühstück am Folgemorgen wird trotzdem mit −5,60 € (20 % von 28 €) gekürzt: 14 − 5,60 = 8,40 €.

Die Dreimonatsfrist

Die Verpflegungspauschale gibt es nur für die ersten drei Monate einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben Einsatzort. Danach entfällt sie, weil das Finanzamt den Ort steuerlich zunehmend wie eine reguläre Tätigkeitsstätte behandelt – dort hast du dich auf die Verpflegung eingestellt, ein Mehraufwand wird nicht mehr unterstellt.

Zwei Punkte sind wichtig:

• Die Frist gilt pro Einsatzort. Wechselst du das Projekt oder den Kunden, beginnt für den neuen Ort eine eigene Dreimonatsfrist.
• Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang – egal aus welchem Grund die Tätigkeit am Ort pausiert hat (Urlaub, Krankheit, anderes Projekt).

Ein Beispiel: Betreust du ein Kundenprojekt drei Tage pro Woche über vier Monate hinweg am selben Standort, kannst du die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate ansetzen. Ab dem vierten Monat gibt es sie für diesen Ort nicht mehr.

Verpflegungspauschale im Ausland 2026

Reist du beruflich ins Ausland, gelten höhere, länderspezifische Pauschalen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht sie jedes Jahr für über 180 Länder; die aktuellen Sätze gelten seit dem 1. Januar 2026 (BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025). Aufgebaut sind sie wie im Inland: ein voller Tagessatz und ein halber Satz für An- und Abreisetage. Ein Auszug:

Innerhalb eines Landes können die Sätze nach Stadt variieren – Paris zum Beispiel hat einen höheren Satz als das übrige Frankreich. Bei einer eintägigen Auslandsreise ohne Übernachtung zählt der Pauschbetrag des letzten ausländischen Tätigkeitsorts. Die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten funktioniert genauso wie im Inland, nur ausgehend vom jeweiligen Auslandssatz: Frühstück −20 %, Mittag- und Abendessen je −40 % des vollen Tagessatzes.

Wichtig: Für die Übernachtung im Ausland gibt es zwar ebenfalls Pauschbeträge, doch die darf nur ein Arbeitgeber bei einer steuerfreien Erstattung ansetzen. Selbstständige – und Arbeitnehmer im Werbungskostenabzug – rechnen die Übernachtung immer mit der tatsächlichen Hotelrechnung ab.

Wer setzt die Verpflegungspauschale wie ab?

Die Sätze sind für alle gleich – nur der Weg in die Steuererklärung unterscheidet sich:

• Selbstständige und Freiberufler ziehen die Verpflegungspauschale als Betriebsausgabe ab. Sie mindert direkt den Gewinn in der EÜR; die Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG, der auf die Sätze des § 9 Abs. 4a verweist.
• Arbeitnehmer haben zwei Wege: Entweder der Arbeitgeber erstattet die Pauschale steuerfrei über die Reisekostenabrechnung, oder du machst sie selbst als Werbungskosten in der Anlage N geltend – soweit sie nicht erstattet wurde.
• GmbH-Geschäftsführer lassen sich die Pauschale am besten über die GmbH steuerfrei erstatten. Warum das fast immer günstiger ist als der Werbungskostenabzug, steht im Beitrag Reisekosten für Selbstständige und GmbH.

Eine Abgrenzung, die oft untergeht: Die Verpflegungspauschale deckt nur den Mehraufwand für deine eigene Verpflegung. Lädst du Geschäftspartner ein, sind das Bewirtungskosten – die nach eigenen Regeln zu 70 % abziehbar sind und einen ordentlichen Bewirtungsbeleg verlangen. Mehr dazu im Beitrag Bewirtungskosten absetzen.

Das Starter-Buch für deine Selbstständigkeit

Kostenloses E-Book: Anmeldung, Buchhaltung, erste Rechnung und Steuern — plus Steuerkalender, Abzugs-Spickzettel und Rechnungsvorlage.

E-Mail *

Company website

Ich möchte das Starter-Buch erhalten und stimme zu, dass Norman mir dazu E-Mails mit Tipps und Produktinfos sendet. Details in der Datenschutzerklärung. Abmeldung jederzeit möglich. *

Buch kostenlos erhalten

Expertenmeinung

Erfasse die Pauschale und mach es dir nicht zu kompliziert – die Sätze stehen fest, du musst nur deine Reisetage sauber festhalten.

So bucht Norman die Verpflegungspauschale

Der häufigste Fehler bei der Verpflegungspauschale ist nicht die Höhe, sondern die Buchhaltung drumherum: vergessene An- und Abreisetage, nicht gekürzte Hotelfrühstücke und ein Belegchaos, das bei der Betriebsprüfung auffällt. Norman erfasst jede Reise, setzt den richtigen Satz an, zieht gestellte Mahlzeiten automatisch ab und bucht die Pauschale GoBD-konform als Betriebsausgabe in die EÜR – inklusive der Dreimonatsfrist je Einsatzort.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?

Im Inland 28 € für einen vollen Tag (24 Stunden Abwesenheit) und 14 € für An- und Abreisetage sowie für eintägige Reisen über 8 Stunden. Diese Sätze sind seit 2020 unverändert. Im Ausland gelten höhere, länderspezifische Pauschalen.

Brauche ich Belege für die Verpflegungspauschale?

Nein. Die Pauschale wird unabhängig von deinen tatsächlichen Essensausgaben gewährt – Quittungen brauchst du dafür nicht. Belege sind nur für Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten nötig.

Bekomme ich die Verpflegungspauschale auch ohne Übernachtung?

Ja, bei einer eintägigen Reise. Voraussetzung ist eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden – dann stehen dir 14 € zu. Bist du weniger als 8 Stunden unterwegs, gibt es keine Pauschale.

Wie wird die Pauschale bei einem kostenlosen Hotelfrühstück gekürzt?

Ein gestelltes Frühstück kürzt die Tagespauschale um 20 % des vollen Tagessatzes, also um 5,60 €. An einem vollen Tag bleiben damit 28 − 5,60 = 22,40 €, an einem An- oder Abreisetag 14 − 5,60 = 8,40 €.

Können Selbstständige die Verpflegungspauschale absetzen?

Ja. Für Selbstständige und Freiberufler ist die Verpflegungspauschale eine Betriebsausgabe und mindert den Gewinn in der EÜR. Die Sätze sind dieselben wie für Arbeitnehmer – der Begriff „Verpflegungspauschale Freiberufler" meint genau diese Pauschale.

Was passiert nach drei Monaten am selben Ort?

Nach drei Monaten durchgehender Tätigkeit am selben Einsatzort entfällt die Verpflegungspauschale. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Dreimonatsfrist neu beginnen.

Fazit

Die Verpflegungspauschale ist ein einfacher, belegfreier Steuervorteil – wenn man die Regeln kennt. Merke dir die Sätze (28 € voller Tag, 14 € An-/Abreise), die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten (Frühstück −5,60 €, Mittag- und Abendessen je −11,20 €) und die Dreimonatsfrist. Den Rest erledigt eine saubere Reisekostenabrechnung. Weiterlesen: Reisekosten für Selbstständige und GmbH · Bewirtungskosten absetzen · Steuern für Freiberufler 2026