XRechnung erstellen 2026: Anleitung in 5 Schritten mit Leitweg-ID

Auf den Punkt: XRechnung erstellen

• Was es ist: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei nach EN 16931 – ohne sichtbare PDF-Ansicht. Sie ist Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) und gleichzeitig ein zulässiges E-Rechnungsformat im B2B.
• Von Hand geht nicht: Du erzeugst eine XRechnung mit Rechnungssoftware, einem Online-Generator oder über die Rechnungsportale des Bundes (ZRE/OZG-RE). Aktuell ist der Standard XRechnung 3.0.
• Leitweg-ID nicht vergessen: Für Rechnungen an Behörden trägst du die Leitweg-ID des Empfängers im Feld „Käuferreferenz" (BT-10) ein. Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen.
• Erst prüfen, dann senden: Validiere die Datei vor dem Versand (z. B. mit dem KoSIT-Validator), übermittle sie dann per Peppol, E-Mail oder Portal.
• Kostenlos mit Norman: Du füllst dein gewohntes Rechnungsformular aus, Norman erzeugt das konforme E-Rechnungsformat automatisch – ohne Zusatzkosten.

Was ist eine XRechnung – und wann brauchst du sie?

Eine XRechnung ist der deutsche Standard für die elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung. Technisch ist sie eine strukturierte XML-Datei, die alle Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Im Fachjargon ist die XRechnung die deutsche „CIUS" (Core Invoice Usage Specification) dieser Norm – also die nationale Ausprägung des EU-Standards.

Anders als bei einer PDF-Rechnung gibt es keine visuelle Darstellung: Öffnest du die Datei, siehst du XML-Code, keine schön formatierte Rechnung. Lesbar wird sie erst über eine Software oder einen Viewer.

Du brauchst eine XRechnung in zwei Fällen:

• B2G (Pflicht): Bei Rechnungen an Bundesbehörden und viele öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung vorgeschrieben – auf Bundesebene bereits seit 2020.
• B2B (zulässig): Seit dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht. Die XRechnung erfüllt diese Anforderung, weil sie EN-16931-konform ist – als Alternative zum hybriden ZUGFeRD-Format.

Worin sich die beiden Formate technisch unterscheiden und wann welches sinnvoll ist, liest du im Detail in XRechnung vs. ZUGFeRD. Hier geht es ums Praktische: das Erstellen.

XRechnung erstellen: die 5 Schritte

Schritt 1: Daten und Pflichtangaben sammeln

Bevor du irgendein Tool öffnest, brauchst du alle Rechnungsdaten vollständig. Eine XRechnung wird automatisch geprüft – fehlt ein Pflichtfeld, schlägt die Validierung fehl. Du brauchst:

• deine vollständigen Stammdaten inklusive Steuernummer oder USt-IdNr. und Bankverbindung (IBAN)
• die vollständige Anschrift des Empfängers
• bei Behörden: die Leitweg-ID des Empfängers (siehe unten)
• Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum
• Positionen mit Netto-Beträgen, Steuersatz und Steuerbetrag
• eine Zahlungsbedingung (z. B. Zahlungsziel) – im B2G ein Pflichtbestandteil

Schritt 2: Den richtigen Weg wählen

Es gibt drei gängige Wege, eine XRechnung zu erzeugen:

Für laufende Geschäftstätigkeit ist Software der pragmatischste Weg: Du pflegst Kunden und Positionen einmal und erzeugst jede weitere Rechnung mit einem Klick im richtigen Format. Die Bund-Portale lohnen sich, wenn du nur selten an Behörden fakturierst.

Schritt 3: Die Rechnung als XML erzeugen

Im gewählten Tool füllst du das Rechnungsformular aus wie gewohnt. Die Software wandelt deine Eingaben in eine gültige XRechnung-XML um – in einer der beiden zulässigen Syntaxen (UBL oder UN/CEFACT CII). Du musst dich um die XML-Struktur selbst nicht kümmern; entscheidend ist, dass alle Felder aus Schritt 1 sauber gefüllt sind.

Schritt 4: Die XRechnung validieren

Vor dem Versand solltest du die Datei prüfen. Der offizielle KoSIT-Validator (von der Koordinierungsstelle für IT-Standards) prüft, ob deine XML der aktuellen XRechnung-Spezifikation entspricht. Es gibt ihn als Werkzeug und als kostenlose Online-Validatoren. Gute Rechnungssoftware validiert bereits beim Erstellen, sodass dieser Schritt für dich unsichtbar abläuft.

Schritt 5: Die XRechnung übermitteln

Die fertige XML-Datei verschickst du je nach Empfänger über einen dieser Kanäle:

• Peppol: das standardisierte Netzwerk für den sicheren Austausch von E-Rechnungen – im B2G und zunehmend im B2B verbreitet.
• Bund-Portale (ZRE/OZG-RE): für Rechnungen an die Bundesverwaltung; hier lädst du die XML hoch oder gibst sie direkt ein.
• E-Mail: im B2B üblich – die XML (oder eine ZUGFeRD-Datei) landet als Anhang im Postfach des Empfängers.

Die Leitweg-ID: das Herzstück der B2G-XRechnung

Wenn du an eine Behörde fakturierst, ist die Leitweg-ID das wichtigste Feld. Sie ist eine eindeutige Kennung, über die das Rechnungseingangsportal die Rechnung an die richtige Stelle innerhalb der Verwaltung weiterleitet. Technisch steht sie im Feld BT-10 „Käuferreferenz" (Buyer Reference) der XRechnung.

Drei Dinge solltest du wissen:

• Du erfindest sie nicht selbst. Die Leitweg-ID gehört dem Empfänger. Die Behörde ist verpflichtet, sie dir mitzuteilen – meist steht sie in der Bestellung oder im Auftragsschreiben.
• Ohne sie geht es nicht. Fehlt die Leitweg-ID oder ist sie fehlerhaft, weist das Portal die Rechnung ab. Das ist der häufigste Grund, warum eine B2G-XRechnung scheitert.
• Format prüfen. Die Leitweg-ID hat einen festen Aufbau (Grob-, Fein- und Prüfziffer). Trage sie exakt so ein, wie die Behörde sie nennt.

Im reinen B2B brauchst du keine Leitweg-ID – dort genügt eine korrekte Käuferreferenz oder Bestellnummer, sofern der Kunde sie verlangt.

Pflichtangaben in der XRechnung

Eine XRechnung muss zunächst alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten – dieselben, die auch für eine klassische Rechnung gelten. Darüber hinaus erwartet das strukturierte Format einige Felder besonders strikt:

Weil die Prüfung automatisch erfolgt, verzeiht eine XRechnung weniger als ein PDF: Ein vergessenes Feld führt nicht zu einer „unschönen", sondern zu einer abgelehnten Rechnung.

XRechnung kostenlos erstellen – welche Optionen gibt es?

Eine XRechnung zu erstellen muss nichts kosten:

• Bund-Portale (ZRE/OZG-RE): Für reine B2G-Rechnungen kannst du die Web-Erfassung der Bundesportale kostenlos nutzen. Praktisch für Einzelfälle, aber ohne Kunden- oder Artikelverwaltung.
• Online-Generatoren: Mehrere Anbieter erzeugen einzelne XRechnungen kostenlos im Browser. Achte darauf, dass die Ausgabe gegen die aktuelle XRechnung-Version validiert wird.
• Rechnungssoftware mit kostenlosem Tarif: Lösungen wie Norman erstellen XRechnung und ZUGFeRD im Rahmen der normalen – kostenlosen – Rechnungsstellung. Du bekommst zusätzlich Kundenverwaltung, fortlaufende Nummern und die GoBD-konforme Ablage.

Wer mehr als ein, zwei Rechnungen im Jahr schreibt, fährt mit einer Software am entspanntesten: Sie merkt sich deine Stammdaten, validiert automatisch und verschickt im richtigen Kanal.

XRechnung oder ZUGFeRD – was nehmen?

Kurz gefasst: Für Behörden ist die XRechnung der sichere Standard. Für B2B-Kunden, die die Rechnung auch als PDF sehen wollen, ist oft ZUGFeRD die pragmatischere Wahl, weil es ein menschenlesbares PDF mit eingebettetem XML kombiniert. Beide Formate sind EN-16931-konform und erfüllen die E-Rechnungspflicht. Die ausführliche Gegenüberstellung steht in XRechnung vs. ZUGFeRD.

Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich eine XRechnung mit Word oder Excel erstellen?

Nein. Eine XRechnung ist strukturiertes XML nach EN 16931. Eine in Word oder Excel erstellte Datei – selbst als PDF exportiert – ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Du brauchst Software, einen Online-Generator oder ein Portal, das die XML korrekt erzeugt.

Wie öffne und lese ich eine XRechnung?

Eine reine XRechnung-XML kannst du ohne Hilfsmittel nicht sinnvoll lesen. Nutze einen XRechnung-Viewer oder eine Buchhaltungssoftware, die das XML in eine lesbare Ansicht umwandelt. Wie du eingehende E-Rechnungen verarbeitest, steht in E-Rechnung empfangen.

Ist die XRechnung für Kleinunternehmer Pflicht?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, sind beim Ausstellen aber dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Stellst du als Kleinunternehmer freiwillig an eine Behörde aus, brauchst du dennoch eine korrekte XRechnung inklusive Leitweg-ID.

Was kostet das Erstellen einer XRechnung?

Nichts, wenn du die Bund-Portale, einen kostenlosen Online-Generator oder eine Software mit kostenlosem Tarif wie Norman nutzt. Kosten entstehen erst bei kostenpflichtigen E-Rechnungs-Tools oder pro-Rechnung-Modellen – die für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen unnötig sind.

Woher bekomme ich die Leitweg-ID?

Vom Rechnungsempfänger. Die Behörde ist verpflichtet, dir ihre Leitweg-ID zu nennen; in der Regel steht sie in der Bestellung oder im Auftragsschreiben. Erfinde sie nie selbst – eine falsche Leitweg-ID führt zur Abweisung.

Fazit

Eine XRechnung erstellst du nicht von Hand, sondern mit einem Tool, das die XML nach EN 16931 erzeugt. Die fünf Schritte sind immer gleich: Daten sammeln, Weg wählen, XML erzeugen, validieren, übermitteln. Im B2G ist die Leitweg-ID das entscheidende Feld; im B2B reicht eine EN-16931-konforme Datei. Wähle ein Tool, das automatisch validiert und im richtigen Kanal versendet – dann wird aus der gefürchteten XML eine Sache von Minuten. Weiterlesen: ZUGFeRD-Rechnung erstellen · XRechnung vs. ZUGFeRD · E-Rechnung Pflicht 2026