ZUGFeRD-Rechnung erstellen 2026: Anleitung, Profile und kostenlose Tools

Auf den Punkt: ZUGFeRD-Rechnung erstellen

• Was es ist: ZUGFeRD ist ein Hybridformat – ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Die Rechnung ist gleichzeitig menschen- und maschinenlesbar und erfüllt die E-Rechnungspflicht.
• So entsteht es: Software erzeugt das sichtbare PDF und bettet das strukturierte XML (nach EN 16931) fest in die Datei ein. Von Hand lässt sich das nicht zuverlässig machen.
• Profil wählen: Für gültige Rechnungen nimmst du mindestens das Profil BASIC, im B2B üblich ist EN 16931 (früher „Comfort"). Die Profile MINIMUM und BASIC WL sind nur Buchungshilfen, keine echten Rechnungen.
• Versand: Eine ZUGFeRD-Datei verschickst du ganz normal per E-Mail – der Empfänger öffnet sie als PDF. Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.5.
• Kostenlos mit Norman: Du schreibst die Rechnung wie gewohnt, das PDF mit eingebettetem XML entsteht automatisch – ohne Zusatzkosten.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Standard für hybride E-Rechnungen. „Hybrid" heißt: In einer einzigen Datei stecken zwei Dinge gleichzeitig:

• ein PDF/A-3, das die Rechnung wie gewohnt sichtbar darstellt – für Menschen lesbar;
• eine eingebettete XML-Datei nach der Norm EN 16931, die alle Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar enthält.

Der Empfänger sieht ein normales PDF und kann es öffnen, lesen und archivieren wie immer. Seine Buchhaltungssoftware liest parallel das XML aus und verbucht die Daten automatisch. Genau diese Doppelnatur macht ZUGFeRD im B2B so beliebt: Du musst nicht wissen, ob dein Kunde schon „E-Rechnung-ready" ist – das PDF funktioniert in jedem Fall.

Wie sich ZUGFeRD vom reinen XML-Format XRechnung unterscheidet und wann welches sinnvoll ist, klärt der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD. Hier geht es ums Erstellen.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen: die 5 Schritte

Schritt 1: Rechnungsdaten und Pflichtangaben

Wie bei jeder Rechnung brauchst du zuerst alle Pflichtangaben nach § 14 UStG: vollständige Stammdaten mit Steuernummer oder USt-IdNr., Empfängeranschrift, fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, Positionen mit Netto, Steuersatz und Steuerbetrag sowie deine Bankverbindung. Diese Daten landen sowohl im sichtbaren PDF als auch im eingebetteten XML – sie müssen identisch sein.

Schritt 2: Das passende Profil wählen

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die festlegen, wie viele Daten das XML enthält. Für eine gültige Rechnung wählst du mindestens BASIC; im B2B ist EN 16931 der Standard. Die Details stehen weiter unten im Abschnitt zu den Profilen.

Schritt 3: PDF erzeugen und XML einbetten

Jetzt kommt der eigentliche ZUGFeRD-Schritt. Deine Software erzeugt das sichtbare PDF im Format PDF/A-3 und bettet die XML-Datei fest darin ein. Wichtig: Nur PDF/A-3 erlaubt das verbindliche Einbetten von Anhängen. Ein normales PDF oder ein älteres PDF/A-1 reicht nicht – ein „PDF mit XML daneben" ist keine ZUGFeRD-Rechnung. Diesen Einbettungs-Schritt übernimmt die Software vollautomatisch; du klickst nur auf „Rechnung erstellen".

Schritt 4: Validieren

Vor dem Versand prüfst du zwei Dinge: dass das PDF wirklich ein PDF/A-3 ist und dass das eingebettete XML der EN 16931 entspricht. Gute Rechnungssoftware validiert beim Erstellen automatisch; zusätzlich gibt es kostenlose Online-Validatoren, die ZUGFeRD-Dateien prüfen.

Schritt 5: Versenden

Eine ZUGFeRD-Rechnung verschickst du wie eine ganz normale PDF-Rechnung – am häufigsten per E-Mail. Der Empfänger braucht keine Spezialsoftware, um sie zu öffnen. Weil ZUGFeRD seit Version 2.1 technisch mit dem französischen Factur-X identisch ist, kannst du dieselbe Datei auch an Kunden in Frankreich senden.

Die ZUGFeRD-Profile: welches brauchst du?

Das Profil entscheidet, wie viele strukturierte Daten im XML stecken – und ob die Datei überhaupt als gültige Rechnung zählt. Das ist die wichtigste Entscheidung beim Erstellen:

Merke dir vor allem eines: MINIMUM und BASIC WL sind umsatzsteuerlich keine gültigen Rechnungen – sie dienen nur als Buchungshilfe. Wer eine echte E-Rechnung verschicken will, nimmt BASIC oder höher, im Zweifel EN 16931. Damit bist du im B2B auf der sicheren Seite.

Aus einer bestehenden PDF eine ZUGFeRD-Rechnung machen?

Eine häufige Frage: „Ich habe doch schon eine schöne PDF-Rechnung – kann ich da nicht einfach XML reinpacken?" Im Prinzip ja, aber nur sauber, wenn die strukturierten Daten exakt mit der sichtbaren PDF übereinstimmen und das Ganze als PDF/A-3 vorliegt. Genau hier scheitern manuelle Bastellösungen. Der zuverlässige Weg ist umgekehrt: Du gibst die Rechnungsdaten einmal in einer Software ein, und diese erzeugt PDF und XML aus derselben Quelle – damit beide garantiert identisch sind.

ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erstellen

Auch ZUGFeRD muss nichts kosten:

• Online-Generatoren: Mehrere Tools erzeugen einzelne ZUGFeRD-Rechnungen kostenlos im Browser. Achte auf PDF/A-3 und ein konformes Profil (BASIC oder höher).
• Rechnungssoftware mit kostenlosem Tarif: Lösungen wie Norman erstellen ZUGFeRD-Rechnungen im Rahmen der normalen – kostenlosen – Rechnungsstellung, inklusive Kundenverwaltung und GoBD-konformer Ablage. Auch eingehende E-Rechnungen verarbeitest du kostenlos.

Für laufende Rechnungen ist Software klar im Vorteil: Sie erzeugt PDF und XML aus einer Quelle, validiert automatisch und archiviert revisionssicher.

ZUGFeRD und die E-Rechnungspflicht

ZUGFeRD ist ein zulässiges E-Rechnungsformat, weil die konformen Profile der Norm EN 16931 entsprechen. Der Zeitplan in Kürze: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen greift die Pflicht gestaffelt – ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Eine einfache PDF per E-Mail gilt dann nicht mehr als E-Rechnung. Die vollständigen Fristen und Ausnahmen (etwa für Kleinunternehmer) stehen in E-Rechnung Pflicht 2026.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Kurz: Für B2B-Kunden, die die Rechnung auch sehen wollen, ist ZUGFeRD meist die pragmatischste Wahl. Für Behörden (B2G) ist die XRechnung der sichere Standard – oder du nutzt das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG. Beide Formate sind EN-16931-konform. Die ausführliche Gegenüberstellung findest du in XRechnung vs. ZUGFeRD.

Häufige Fragen (FAQ)

Welches ZUGFeRD-Profil soll ich verwenden?

Für normale B2B-Rechnungen ist EN 16931 die sichere Wahl; BASIC genügt für einfache Rechnungen und erfüllt § 14 UStG. EXTENDED brauchst du nur für komplexe Prozesse. MINIMUM und BASIC WL sind keine gültigen Rechnungen, sondern reine Buchungshilfen.

Kann ich eine normale PDF in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln?

Nur sauber, wenn die strukturierten Daten exakt zur sichtbaren PDF passen und die Datei als PDF/A-3 vorliegt. Zuverlässiger ist es, PDF und XML aus einer Software-Quelle gemeinsam zu erzeugen – dann stimmen beide garantiert überein.

Welche ZUGFeRD-Version brauche ich?

Gültig sind die Versionen ab 2.0.1. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5 (Juni 2026). In der Praxis wählt deine Software die Version automatisch; achte vor allem auf ein konformes Profil.

Erfüllt ZUGFeRD die E-Rechnungspflicht?

Ja – sofern du ein konformes Profil (BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG) und ein PDF/A-3 verwendest. Dann ist die ZUGFeRD-Datei eine vollwertige E-Rechnung nach EN 16931.

Kann der Empfänger eine ZUGFeRD-Rechnung einfach öffnen?

Ja. Das ist der große Vorteil: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein normales PDF und lässt sich mit jedem PDF-Viewer öffnen und lesen. Das eingebettete XML stört dabei nicht – es wird nur von Software ausgelesen.

Fazit

Eine ZUGFeRD-Rechnung erstellst du nicht von Hand, sondern mit Software, die PDF und XML aus einer Quelle erzeugt und das XML als PDF/A-3 fest einbettet. Die wichtigste Entscheidung ist das Profil – nimm BASIC oder höher, im B2B am besten EN 16931. Der Vorteil gegenüber der reinen XRechnung: Dein Kunde sieht ein gewohntes PDF, deine Buchhaltung bekommt saubere Daten. Weiterlesen: XRechnung erstellen · XRechnung vs. ZUGFeRD · E-Rechnung empfangen