Как списать софт и подписки на налоги в Германии 2026

Почти ни один бизнес в 2026 году не работает без подписок на софт: Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, Notion, Figma, ChatGPT Plus, CRM и плюс бухгалтерский сервис. Ежемесячные лицензии быстро складываются в несколько сотен евро. Хорошая новость: практически любой инструмент, который ты используешь для бизнеса, списывается полностью — вопрос лишь в том, как его провести и заберёшь ли ты входящий НДС.

Софт подчиняется более простым правилам, чем большинство покупок: SaaS-подписки — это текущие расходы, списываемые полностью в год оплаты, а купленные лицензии благодаря письму Минфина тоже имеют срок полезного использования всего один год. Единственная настоящая ловушка — подписки у зарубежных поставщиков, где действует процедура reverse charge.

Вот правила, по которым ты чисто проведёшь SaaS-подписки, лицензии и покупки софта в 2026 году в EÜR или годовом отчёте — включая вычет НДС, зарубежные подписки и личное использование.

Подписки на софт: текущие расходы, списываются сразу

Месячная или годовая SaaS-подписка — это не покупка актива, а текущий расход бизнеса. Ты платишь за временное право пользования, а не за долговременное имущество. Поэтому сумма не попадает в реестр основных средств, а идёт сразу в затраты и списывается на 100 % в год оплаты.

Типичные примеры, которые любой самозанятый и любая GmbH могут учесть без споров:

• Продуктивность и офис: Microsoft 365, Google Workspace, Notion, Slack
• Креатив и дизайн: Adobe Creative Cloud, Figma, Canva Pro
• Продажи и маркетинг: CRM, email-сервисы, SEO-софт
• ИИ и разработка: ChatGPT Plus, GitHub, хостинг, домены
• Бухгалтерия и налоги: твой сервис для счетов и учёта

Единственное условие — деловая обоснованность: инструмент должен служить твоему бизнесу. Счёт на твоё имя или имя фирмы достаточен как доказательство — для подписок это почти всегда скачиваемый PDF в личном кабинете.

Купленный софт и лицензии: срок использования 1 год

Если ты покупаешь софт разово как бессрочную лицензию (например, полную версию Office или отраслевую программу), это нематериальный актив. Раньше дорогой софт нужно было амортизировать несколько лет. Но по письму Минфина финансов от 22 февраля 2022 года для системного и прикладного софта теперь действует обычный срок использования один год — то есть ты списываешь полную стоимость в год покупки, независимо от цены.

Это совпадает с правилом для компьютерной техники, например ноутбуков: с 2022 года железо и софт трактуются одинаково. Если лицензия стоит не более 800 € нетто, в любом случае применяется мгновенное списание малоценного имущества (GWG). В итоге почти любой софт — подписка или покупка — целиком попадает в текущий год твоего расчёта прибыли.

Возврат входящего НДС со счетов за софт

Если ты имеешь право на вычет входящего НДС (общий режим, не режим малого предпринимателя), ты возвращаешь указанный в счёте НДС через предварительную декларацию. У немецкого поставщика с 19 % НДС подписка Adobe за 71,39 € брутто несёт около 11,40 € входящего НДС в месяц — за год ощутимая сумма.

Важен корректный счёт со всеми обязательными реквизитами по §14 UStG. Простого подтверждения платежа или выписки недостаточно — скачай нормальный счёт в портале поставщика. Подробнее в руководстве по вычету входящего НДС. Малые предприниматели списывают сумму брутто как расход, но не возвращают НДС.

Зарубежные подписки: ловушка reverse charge

Здесь становится сложнее. Многие инструменты идут от зарубежных поставщиков — Adobe и Microsoft, например, выставляют счета из Ирландии, а многие ИИ- и SaaS-сервисы из США. Для электронных услуг бизнесу место поставки находится в Германии (§3a абз. 2 UStG), и действует процедура reverse charge (§13b UStG):

• Поставщик выставляет счёт нетто, без НДС — при условии, что ты указал свой НДС-идентификатор (USt-IdNr) в личном кабинете.
• Ты должен уплатить немецкий НДС и отразить его в декларации — но в том же шаге вычитаешь его как входящий НДС. Для тех, кто на общем режиме, это игра с нулевым итогом, но с обязанностью отчитаться.

Без указанного USt-IdNr многие поставщики начислят тебе зарубежный НДС, который ты не сможешь вернуть как входящий в Германии — деньги на ветер. Оформи НДС-идентификатор и впиши его везде. Внимание малым предпринимателям: ты всё равно обязан уплатить НДС по reverse charge, но вычесть его не можешь — детали в руководстве по reverse charge.

Личное использование и смешанные подписки

Если ты используешь софт и лично, учитывается только деловая доля. На подписку Microsoft 365 Family, которой пользуется вся семья, или стриминг «для офиса» налоговая смотрит пристально.

• Чисто рабочие инструменты (CRM, бухгалтерия, отраслевой софт): списываются на 100 %.
• Подписки смешанного использования: только оценочная деловая доля, обоснованная правдоподобно.
• Явно личные сервисы (личный стриминг-аккаунт, игры): никакого вычета.

Проводи рабочие и личные подписки раздельно, а в смешанных случаях коротко задокументируй принцип распределения — это сэкономит споры при налоговой проверке.

Учёт по правилам GoBD — лучше автоматически

Подписки на софт создают множество мелких, ежемесячно повторяющихся документов от самых разных поставщиков. Именно здесь возникают пробелы: забытый PDF, не возвращённый НДС, упущенная подписка с reverse charge. Правила GoBD требуют полного, неизменяемого хранения каждого документа.

Norman автоматически распознаёт, является ли документ за софт текущим расходом или лицензией, проводит его на нужный счёт, возвращает входящий НДС и корректно обрабатывает зарубежные подписки через reverse charge. Для самозанятых это идёт в EÜR, для компаний — в годовой отчёт, см. налоги для самозанятых и налоги для GmbH.

Вывод

Списать софт в 2026 году просто: SaaS-подписки — это текущие расходы, полностью списываемые в год оплаты, а купленные лицензии — тоже, по правилу Минфина об одном годе. Всегда забирай входящий НДС, чисто распределяй личное использование — и для зарубежных подписок обязательно укажи свой USt-IdNr, чтобы reverse charge работал чисто и ты не дарил зарубежный НДС. Кто собирает документы дисциплинированно, тот получает максимальную налоговую выгоду от каждого инструмента.