Шаблон счёта для Германии 2026: бесплатные Word, Excel и PDF — и как долго ими ещё можно пользоваться

Хороший шаблон счёта избавляет от старта с нуля: обязательные поля уже размечены, оформление готово, остаётся вписать клиента, услугу и сумму. Но в 2026 году не менее важен другой вопрос: как долго вообще можно выставлять счета из Word, Excel или PDF — ведь с обязательными электронными счетами у каждого шаблона появился «срок годности». Для одних. Для других шаблоны остаются законными бессрочно. В этом руководстве есть и то и другое: шаблоны для скачивания и график, который действует именно для вас.

Коротко: шаблоны счетов в Германии в 2026 году

• Word, Excel и PDF по-прежнему разрешены — в B2B переходно до конца 2026 года (при обороте прошлого года до 800 000 € — до конца 2027-го), а для счетов частным клиентам — бессрочно.
• Малые предприниматели (Kleinunternehmer) бессрочно освобождены от обязанности выставлять электронные счета (§34a UStDV) — им шаблона хватит и после 2028 года.
• В каждом шаблоне должны быть десять обязательных реквизитов по §14 UStG — иначе ваш клиент рискует вычетом НДС.
• Ловушка GoBD в Word/Excel: файл можно изменить задним числом. Создавать — да, но отправляйте защищённый от записи PDF и храните его 8 лет без изменений.
• PDF — это не электронный счёт. С 2025 года электронным счётом считается только структурированный формат (XRechnung или ZUGFeRD).

Скачать бесплатный шаблон счёта (Word, Excel, PDF)

Наши шаблоны полностью отформатированы, содержат все обязательные реквизиты по §14 UStG и закрывают самые частые случаи — стандартный счёт с НДС 19 % или 7 % и вариант для малого предпринимателя с правильной оговоркой §19. Заполните, экспортируйте в PDF, отправьте:

Бесплатный шаблон счёта (PDF, Word и Excel)

Со всеми обязательными реквизитами по §14 UStG — в трёх форматах, готов к использованию.

E-mail *

Company website

Я хочу получить шаблон счёта и согласен(на), что Norman будет присылать мне письма с советами и информацией о продукте. Подробности в политике конфиденциальности. Отписаться можно в любой момент. *

Получить шаблон

Кстати, официального государственного бланка не существует: §14 UStG предписывает содержание счёта, а не его вид. Шаблон можно оформлять как угодно — с логотипом, своим шрифтом и собственной структурой. Важно лишь, чтобы обязательные реквизиты были полными и корректными.

Чек-лист: что должно быть в каждом шаблоне счёта

Прежде чем отправить первый счёт, проверьте шаблон по этим пунктам:

1. Ваше полное имя и адрес — реальный почтовый адрес, не абонентский ящик.
2. Имя и адрес клиента.
3. Налоговый номер (Steuernummer) или USt-IdNr. — достаточно одного из двух.
4. Дата счёта и последовательный номер счёта (например, RE-2026-014).
5. Количество и конкретное описание услуги — «Веб-дизайн, проект X, 12 часов», а не «Услуги».
6. Период оказания услуг (Leistungszeitraum) — даже если он совпадает с датой счёта.
7. Сумма нетто, ставка и сумма НДС, итог брутто — раздельно по ставкам, если есть и 19 %, и 7 %.
8. Обязательная оговорка, если применимо: малый предприниматель (§19 UStG), Reverse Charge или освобождение от НДС.
9. Срок оплаты и банковские реквизиты — формально не обязательны, но без них вовремя не платит никто.

Подробности по каждому пункту — и что происходит при отсутствии реквизита — в гиде по обязательным реквизитам счёта. Для сумм до 250 € брутто достаточно упрощённого счёта на малую сумму всего с пятью реквизитами.

Для UG и GmbH действуют дополнительные правила: на деловых письмах — а счета к ним относятся — должны быть правовая форма, юридический адрес, регистрационный суд, номер HRB и все управляющие директора (§35a GmbHG). Шаблона для фрилансера здесь недостаточно; особенности — в гиде как выставляет счета GmbH.

Как правильно заполнить шаблон

Самая частая ошибка с шаблонами — не оформление, а ручная работа с номерами и датами. Действуйте так:

1. Сначала номер счёта. Ведите отдельный список (или вкладку в таблице) со всеми выданными номерами. Дубли и пропуски — классическая находка при налоговой проверке.
2. Дата счёта ≠ период оказания услуг. Заполняйте оба поля раздельно. Если они совпадают, напишите: «Дата оказания услуги соответствует дате счёта».
3. Проверьте ставку НДС по каждой позиции. 19 % — общий случай, 7 % действует только для отдельных услуг (многие тексты и иллюстрации, продукты, книги). Малому предпринимателю: полностью очистить поля НДС и вставить оговорку §19 — никогда не то и другое сразу.
4. Пересчитайте суммы. Word не считает за вас, а формулы Excel сбиваются при копировании строк. Брутто = нетто + НДС, с точностью до цента.
5. Экспортируйте в PDF и только потом отправляйте. Файл Word или Excel остаётся рабочим документом — клиенту уходит только защищённый от записи PDF.

Как выстроить сам счёт — от описания услуги до срока оплаты и просрочки — пошагово показывает большой гид как выставить счёт в Германии.

Разрешены ли счета из Word в 2026 году?

Да — с двумя важными оговорками. Word и Excel разрешены как «пишущая машинка»: создавать в них счёт можно. Проблемы возникают в двух других местах:

Во-первых, хранение. Правила GoBD требуют архивировать счета в неизменяемом виде. Файл .docx или .xlsx можно незаметно отредактировать в любой момент — без протокола и следов. Поэтому: сохраняйте отправленный счёт как PDF и храните его 8 лет без изменений (с 2025 года; раньше — 10 лет). Кто «быстренько поправит» файл после отправки, рискует тем, что при проверке бухгалтерию отклонят и налоги доначислят расчётным путём. Ошибки исправляют не в файле, а через сторнирующий или корректировочный счёт.

Во-вторых, отправка в B2B. Сам файл Word отправлять нельзя в принципе (он редактируемый!), а эпоха PDF в B2B тоже заканчивается — когда именно, зависит от вашего оборота. Это регулирует график перехода на электронные счета:

Как долго можно работать с шаблоном?

Ответ зависит только от того, кому вы выставляете счета — и какой у вас оборот:

Три сноски, которых нет в большинстве справочников: PDF вместо бумаги в переходный период разрешён только с согласия получателя — оно может быть неформальным, даже просто фактом оплаты счёта. Счета на малую сумму до 250 € бессрочно освобождены от обязанности по электронным счетам. И с 1 января 2025 года принимать электронные счета обязаны все предприятия без исключения, включая малых предпринимателей, — для этого достаточно адреса электронной почты. Полный график со всеми деталями — в статье об электронных счетах в Германии.

Word, Excel, PDF или электронный счёт

Важно знать: «красивый» PDF с 2025 года не считается электронным счётом по немецкому закону. Электронный счёт — это структурированный XML-набор данных: либо в чистом виде (XRechnung), либо встроенный в читаемый PDF (ZUGFeRD). Для ZUGFeRD письмо Минфина от 15.10.2025 закрепило прямо: если XML и видимая PDF-часть расходятся, приоритет у структурированной XML-части.

Когда шаблона уже недостаточно

Шаблоны идеальны для старта и для нескольких счетов в год. Но есть момент, когда ручная работа обходится дороже любой программы — обычно когда совпадает несколько из этих условий:

• Вы выставляете несколько счетов в месяц и ведёте список номеров вручную.
• Вам нужны повторяющиеся счета для абонементов или ретейнеров.
• Ваши B2B-клиенты требуют электронные счета — или обязанность 2027/2028 наступит сама.
• Вы не хотите вести открытые счета, напоминания об оплате и бухгалтерию в трёх отдельных списках.

Тогда пора переходить на бесплатную программу для счетов: она нумерует без пропусков, архивирует по GoBD и создаёт электронные счета нажатием кнопки — то, чего шаблон в Word не сможет никогда. Многие программы стоят 10–15 € в месяц; в Norman счета и бухгалтерия бесплатны навсегда.

Часто задаваемые вопросы

Действителен ли счёт, созданный в Word?

Да. Счёт из Word действителен, если содержит все обязательные реквизиты. Но отправляйте его защищённым от записи PDF и храните без изменений — сам редактируемый файл Word требованиям GoBD не соответствует. В B2B эпоха PDF заканчивается в конце 2026 или 2027 года — в зависимости от оборота.

Можно ли в 2026 году отправлять PDF-счета по почте?

Частным клиентам — бессрочно. Компаниям — да, до конца 2026 года (с согласия получателя), а при обороте прошлого года до 800 000 € — до конца 2027-го. Малый предприниматель по §19 UStG может оставаться на бумаге или PDF бессрочно.

Как выглядит шаблон счёта для малого предпринимателя?

Как обычный счёт, но поля ставки и суммы НДС остаются полностью пустыми. Вместо них обязательна оговорка: «Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet» (НДС не начисляется согласно §19 UStG). Если по ошибке указать НДС, его придётся уплатить в налоговую (§14c UStG).

Можно ли выставлять счета на английском?

Да — закон об НДС не предписывает язык, счёт на английском юридически действителен. Налоговая может запросить перевод конкретных счетов. Практический совет: обязательные оговорки вроде формулы §19 оставляйте на немецком (при желании — с переводом рядом), это избавит от лишних вопросов.

Существует ли официальный бланк счёта в Германии?

Нет. §14 UStG предписывает, что должно быть в счёте, а не как он выглядит. Допустим любой шаблон, в котором обязательные реквизиты полные.

Сколько лет хранить счета?

8 лет — и исходящие, и входящие (§14b UStG). В 2025 году срок сократили с 10 до 8 лет; отсчёт начинается с конца календарного года, в котором счёт был выставлен.

Вывод

Шаблон счёта в 2026 году остаётся законным способом выставлять счета в Германии — если в нём есть все обязательные реквизиты и вы соблюдаете правила GoBD: отправлять как PDF, хранить 8 лет без изменений, исправлять ошибки только сторнирующим счётом. Настоящий «срок годности» задаёт обязанность по электронным счетам: B2B-счетам нужен структурированный формат с 2027 года (оборот свыше 800 000 €) или с 2028-го (для всех). Бессрочно «шаблонными» остаются только малые предприниматели и счета частным клиентам. А если переход всё равно впереди, платить за него не обязательно — в Norman счета, включая электронные, и бухгалтерия бесплатны.