Как выставить счёт в Германии в 2026 году: полное руководство

Первый счёт в Германии выставляется быстро — и так же быстро с ошибками. Отсутствующий обязательный реквизит лишает вашего клиента вычета НДС (Vorsteuerabzug), повторный номер счёта всплывает при налоговой проверке, а без правильной оговорки о просрочке вы ждёте своих денег дольше, чем нужно. Хорошая новость: выставление счетов в Германии подчиняется чёткой схеме. Настройте её один раз — и каждый следующий счёт будет получаться правильным автоматически.

Коротко: выставление счетов в Германии

• Обязанность и срок: за услуги другим компаниям счёт нужно выставить в течение 6 месяцев после оказания услуги (§14 абз. 2 UStG). За нарушение грозит штраф до 5 000 € (§26a UStG).
• Содержание: в каждом счёте свыше 250 € брутто должны быть десять обязательных реквизитов по §14 UStG — от периода оказания услуг до последовательного номера.
• НДС: 19 % — общий случай, 7 % — исключение; малые предприниматели (Kleinunternehmer) НДС не указывают вовсе и добавляют оговорку §19.
• Язык: счёт можно выставлять на английском; налоговая вправе запросить перевод отдельных счетов.
• Оплата: если срок не оговорён, просрочка наступает максимум через 30 дней после наступления срока платежа и получения счёта. В B2B с этого момента можно начислять 9 процентных пунктов сверх базовой ставки — сейчас 10,27 % — плюс пошлину 40 €.
• Хранение: 8 лет, в неизменном виде.
• Электронные счета: с 2027 года (оборот прошлого года свыше 800 000 €) или с 2028-го (для всех) структурированные электронные счета в B2B станут обязательными — малые предприниматели освобождены бессрочно.

Кто обязан выставить счёт — и в какой срок?

Как только вы как предприниматель оказываете услугу другой компании, вы обязаны выставить счёт — в течение шести месяцев после оказания услуги (§14 абз. 2 UStG). То же касается услуг, связанных с недвижимостью, для частных лиц — например, ремонта квартиры. Во всех остальных сделках с частными клиентами законной обязанности нет, но счёт всё равно полезен — хотя бы для вашей бухгалтерии и как подтверждение работы.

Шестимесячный срок — не формальность: невыставленный или выставленный с опозданием счёт является административным правонарушением, за которое налоговая может назначить штраф до 5 000 € (§26a UStG). Кроме того, само ваше требование об оплате истекает через три года после конца года, в котором оно возникло (§195 BGB), — откладывая счета, вы рано или поздно дарите клиентам настоящие деньги.

Выставить счёт, кстати, может кто угодно — и фрилансер без регистрации Gewerbe, и даже частное лицо (например, при продаже ноутбука). Важно лишь, чтобы содержание и указание НДС соответствовали вашему статусу.

Шаг за шагом: как построить счёт

Счёт читается сверху вниз — и заполняется в том же порядке. Детали по каждому реквизиту — в гиде по обязательным реквизитам; вот сама последовательность:

1. Шапка: ваши данные. Полное имя и реальный почтовый адрес, плюс налоговый номер (Steuernummer) или USt-IdNr. — достаточно одного. Для сделок в ЕС нужен USt-IdNr. UG и GmbH дополнительно указывают правовую форму, регистрационный суд, номер HRB и управляющих директоров (§35a GmbHG) — подробности в гиде счета GmbH.
2. Получатель. Имя и адрес клиента — полностью, в том числе для частных лиц.
3. Номер и дата счёта. Номер должен быть уникальным и последовательным (об этом ниже), дата — день выставления.
4. Конкретное описание услуги. «Концепция и дизайн лендинга, 16 часов», а не «Консультационные услуги». Плюс период оказания услуг (Leistungszeitraum) — самый часто забываемый реквизит. Если он совпадает с датой счёта, достаточно строки: «Дата оказания услуги соответствует дате счёта».
5. Суммы. Нетто, ставка и сумма НДС, затем итог брутто. Если встречаются и 19 %, и 7 %, показывайте их раздельно.
6. Обязательные оговорки. В зависимости от случая: формула §19 для малого предпринимателя, «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» при Reverse Charge или причина освобождения от НДС.
7. Срок оплаты и банковские реквизиты. Формально не обязательны — но именно они решают, заплатят ли вовремя. Стандарт — 14–30 дней, лучше с конкретной датой: «Оплатить до 26.06.2026» оставляет меньше простора, чем «в течение 14 дней». В счетах частным клиентам нужна ещё оговорка о просрочке (см. ниже).

Оформление изобретать не нужно: готовый шаблон счёта для Word, Excel или PDF содержит все поля ровно в этом порядке. Для сумм до 250 € брутто подойдёт упрощённый счёт на малую сумму.

Номер счёта: последовательный — не значит без пропусков

Вокруг этого реквизита больше всего мифов. Закон требует уникальный, последовательный номер (§14 абз. 4 № 4 UStG). Формат свободный — 2026-001, RE-2026-042 или префикс по клиенту. Можно даже вести несколько серий параллельно — по годам или по проектам.

Чего многие не знают: последовательный не значит без пропусков. Федеральный финансовый суд подтвердил «право на пропуск» — отсутствующий номер сам по себе не даёт налоговой права доначислить налоги расчётным путём, если пропуски объяснимы (например, отменённые черновики). Тем не менее: чем чище система, тем короче разговор при проверке. А вот повторно использованные номера — всегда нарушение, и случаются они почти исключительно при ручном ведении списка.

Стартовая книга для твоего бизнеса в Германии

Бесплатная книга: регистрация, бухгалтерия, первый счёт и налоги — плюс налоговый календарь, чек-лист вычетов и шаблон счёта.

E-mail *

Company website

Я хочу получить книгу и согласен(на), что Norman будет присылать мне письма с советами и информацией о продукте. Подробности в политике конфиденциальности. Отписаться можно в любой момент. *

Получить книгу бесплатно

19 %, 7 % или ничего: как правильно указать НДС

Базовая ставка — 19 %. Пониженная ставка 7 % действует только для отдельных услуг — среди них многие журналистские тексты и иллюстрации (передача авторских прав), книги и продукты питания. В сомнительных случаях сверьтесь с приложением 2 к UStG или спросите налогового консультанта: неверная ставка бьёт по обеим сторонам.

Малый предприниматель по §19 UStG — с 2025 года с порогами 25 000 € оборота за прошлый год и 100 000 € в текущем — НДС не указывает вовсе: ни ставки, ни суммы, но обязательно добавляет оговорку «Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet». Важно: если по ошибке указать НДС, его придётся уплатить в налоговую (§14c UStG) — самая частая дорогая ошибка новичков.

Особые случаи: клиенты в ЕС, за пределами ЕС и Gutschrift

Три ситуации принципиально меняют вид счёта:

• B2B-клиент в ЕС (Reverse Charge): вы выставляете счёт нетто без немецкого НДС, указываете USt-IdNr. обеих сторон и оговорку «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers». Клиент платит НДС в своей стране; вы отражаете оборот в сводном отчёте (Zusammenfassende Meldung). Пошаговая инструкция: счёт B2B-клиенту в ЕС.
• Клиент за пределами ЕС: для большинства B2B-услуг место оказания — у клиента, немецкий НДС не начисляется, а в счёте появляется оговорка о необлагаемой в Германии услуге. Детали и примеры по странам: счёт клиенту за пределами ЕС.
• Gutschrift (кредит-нота): если расчётный документ составляет сам заказчик (обычно платформы и агентства), документ должен быть прямо назван «Gutschrift». Как работает самовыставление счетов, читайте в отдельном гиде.

Счёт на английском или в иностранной валюте?

И то и другое разрешено. Закон об НДС не предписывает язык — счёт на английском так же действителен, как на немецком. Нюанс один: официальный язык налоговой администрации — немецкий (§87 AO), поэтому Finanzamt вправе запросить перевод отдельных счетов. Практический совет: обязательные оговорки — формулу §19 или Reverse Charge — дублируйте на немецком (при необходимости с переводом рядом). Так спокойнее и клиенту, и налоговой.

Счёт в долларах, фунтах или франках тоже допустим. Условие одно: сумма НДС дополнительно указывается в евро. В счетах за пределы ЕС без немецкого НДС вопрос обычно не возникает вовсе.

Срок оплаты и просрочка: если клиент не платит

Срок оплаты вы устанавливаете сами — обычно 14–30 дней. Интереснее, когда он не оговорён: тогда клиент автоматически попадает в просрочку максимум через 30 дней после наступления срока платежа и получения счёта (§286 абз. 3 BGB). Для частных клиентов это работает только при прямом указании на счёте — поэтому одна фраза обязана быть в каждом B2C-счёте: «Hinweis: Sie kommen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung in Verzug» (вы попадаете в просрочку не позднее 30 дней после срока платежа и получения счёта).

С момента просрочки вам положены проценты (§288 BGB). При базовой ставке 1,27 % (по состоянию на первое полугодие 2026 года) действуют такие значения:

Проверенный порядок действий, когда деньги не приходят: сначала дружелюбное напоминание об оплате (часто его достаточно — многие счета просто забывают), затем формальная Mahnung с конечным сроком, и в крайнем случае — судебный приказ о взыскании (gerichtliches Mahnverfahren): подаётся онлайн и обходится заметно дешевле иска. Сколько ступеней напоминаний разумно и какие сборы можно начислять — в гиде о Mahnung.

Электронные счета: что уже сейчас важно при выставлении

С 1 января 2025 года каждое предприятие обязано уметь принимать электронные счета. Для выставления действует поэтапный план: с 1.1.2027 структурированные электронные счета в B2B обязательны для компаний с оборотом прошлого года свыше 800 000 €, с 1.1.2028 — для всех. Два исключения бессрочны: счета частным клиентам — и малые предприниматели, которых обязанность выставлять не коснётся никогда (§34a UStDV).

Ключевое: PDF — не электронный счёт. Закон имеет в виду структурированные форматы XRechnung и ZUGFeRD, которые бухгалтерские системы обрабатывают автоматически. Кто уже работает в программе, создающей электронные счета, в 2027/2028 просто ничего не меняет.

Ошибка в счёте? Исправляйте правильно

Отправленный счёт никогда не правят задним числом в файле — это нарушает правила GoBD и делает вашу отчётность уязвимой. Вместо этого: мелкие формальные ошибки дополняют корректировочным документом, а при неверной сумме или не том получателе счёт обнуляют сторнирующим счётом и выставляют заново. Обычно это работает с обратной силой — как именно, показывает гид сторнирование и корректировка счетов. Оригиналы храните 8 лет без изменений.

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени даётся на выставление счёта?

Другим компаниям — шесть месяцев после оказания услуги (§14 абз. 2 UStG). Для частных клиентов законного срока нет — кроме услуг, связанных с недвижимостью. Само требование об оплате истекает через три года (§195 BGB).

Можно ли выставить счёт до выполнения работы?

Да. Авансовые и предварительные счета разрешены и обычны для крупных проектов. НДС в этом случае возникает уже при поступлении оплаты. По завершении выставляется итоговый счёт, в котором авансы открыто вычитаются.

Что будет, если вообще не выставить счёт?

В B2B это административное правонарушение: штраф до 5 000 € (§26a UStG). А срок давности вашего требования всё равно идёт — вы теряете дважды: сначала риск штрафа, потом и само право на оплату.

Должна ли нумерация счетов быть без пропусков?

Нет — номера должны быть уникальными и последовательными. Объяснимые пропуски (например, отменённые черновики) допустимы; из-за одного пропуска налоговая не вправе делать доначисления. А вот повторные номера — всегда проблема.

Счёт обязательно составлять на немецком?

Нет, допустим любой язык. Но налоговая может запросить перевод отдельных счетов (§87 AO). Обязательные оговорки вроде формулы §19 лучше дублировать на немецком.

Что делать, если счёт не оплачен?

Напоминание, затем Mahnung с конечным сроком, затем судебный приказ. Если иное не оговорено, клиент в просрочке максимум через 30 дней после срока платежа и получения счёта — с этого момента идут проценты (в B2B сейчас 10,27 %) плюс пошлина 40 €.

Вывод

Выставление счетов в Германии — ремесло, а не магия: десять обязательных реквизитов в фиксированном порядке, правильное обращение с НДС, чёткий срок оплаты — и нужные дополнения для особых случаев вроде клиентов в ЕС или Gutschrift. Самые частые ошибки (забытый период оказания услуг, повторные номера, ошибочно указанный НДС у малого предпринимателя) почти всегда возникают при ручной работе. Доверьте счёт программе — и обязательные реквизиты, нумерация, а с 2027/2028 и электронный счёт будут в порядке автоматически. В Norman это навсегда бесплатно.